Формальний лист. Переписка для чайників або які фрази можна використовувати в ділових листах. Причини листа та ввічливе прощання

Доброго часу, друзі.

Колись листуючи зі своїм майбутнім партнером з Ірландії, один мій знайомий вживав слова та фрази типу herebyі acknowledge receipt ofу своїх посланнях. Він порядком зніяковів, коли вони зустрілися в Росії, і Джон (так звали його партнера) пожартував (дуже делікатно) з його зайвого офіціозу. Подальше їхнє спілкування призвело до того, що діловий стиль мого знайомого став більш природним, а Джон став за його допомогою розуміти різні смислові відтінки російської нецензурної лексики.

Сьогодні я із задоволенням розповім вам про те, як правильно скласти діловий лист на англійській мові. Ви познайомитеся як з основними принципами та правилами ділового листування, так і з деякими її нюансами. Розберемо основні види листів, загальну всім структуру, і навіть часто вживані у яких типові фрази. Можливо, прочитавши цю статтю, ви не станете асом у складанні ділових послань, але свій рівень підвищите точно.

Зміст:

У наш час правильне оформлення, грамотна побудова та добре підібраний стиль ділового листа мають дуже важливе значення. Після того, як ви ведете ділове листування, у вашого партнера створюється перше impressionпро ваш професіоналізм і про солідність компанії, яку ви уявляєте.
Ознайомимося з деякими особливостями підготовки таких послань.

Основні типи ділових листів

• Привітання –
• Пропозиція -– надсилається вашому потенційному діловому партнеру з вашими умовами та пропозиціями про співпрацю.
• Про прийом на роботу --повідомляє вас, що ви прийняті на роботу.
• Заява -– містить ваше резюме та пропозицію себе як працівника.
• Відмова -- Діловий «від-ворот-поворот» на вашу заяву або пропозицію.
• Скарга –– містить скаргу чи претензії на якість придбаного товару чи наданих послуг.
• Лист-пробачення -- Це відповідь на лист-скаргу.
• Лист запит -- відправляють, коли необхідно отримати інформацію про послугу або товар.
• Лист-відповідь на запит –- У ньому, власне і міститься запитана інформація.
• Лист-подяка- Тут, здається, все зрозуміло.

Існує ще безліч видів і підвидів бізнес-послань ( Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), і потрібно не одна стаття, щоб більшості приділити увагу.

Kind regards — відмінний і серйозний посібник від зарубіжного автора, фахівця з комунікацій, яка зібрала в цій книзі свій та чужий досвід ведення ділового листування англійською мовою. Там ви знайдете безліч живих прикладів та порад.

Ділове листування англійською мовою - Також популярна книга. Тут багато зразків, ще більше загальноприйнятих кліше, а також чимало порад та рекомендацій від авторів. Як кажуть, вивчайте та застосовуйте!

Крутий онлайн курс з ділової англійської від Lingualeo - пройшовши його, ви зможете набути впевненості як у листуванні, так і в розмові на ділові теми. До речі, перед придбанням його можна скуштувати безкоштовно.

Загальні принципи

Графічне оформлення має відповідати такому:

1. Усі пропозиції починаються від однієї вертикальної лінії.
2. Текст поділяється на абзаци без червоних рядків.
3. Для спрощення сприйняття написаний текст розбиваємо на приблизно рівні за розміром смислові блоки.
4. Біле місце має рівномірно оточувати текст. Не розміщуйте один-два рядки тексту вгорі листа, якщо лист невеликий. Не друкуйте до нижнього краю аркуша та не звужуйте поля, якщо послання багатослівне – краще використовувати другу сторінку.

За стилем:

1. Не використовуйте у листуванні розмовні скорочення – пишемо You are замість You”re тощо.
2. Не вирішуйте в одному листі дві проблеми одночасно – краще написати два листи.
3. Визначтеся, який тон буде більш підходящим – офіційним чи розкутим.
4. Необхідно враховувати ті правила, які у нас відсутні, але мають конкретне значення у них, національні та територіальні особливості.

Складові частини

А зараз ми розберемо, так званий, скелет ділового листа, його структуру та розташування елементів:

• Заголовок(шапка):
  а)Адреса відправника – у верхньому лівому кутку. Якщо бланк фірмовий, то адреса вже проставлена.
  Б)Адреса одержувача — ліворуч, нижче за адресу відправника. Формат: від меншого до більшого (Ім'я, №будинку, вулиця, місто, індекс, країна).
  в)Дата — три рядки нижче за адресу одержувача або у правому верхньому кутку. Формат: день/місяць/рік. Коми не використовуються.
• Вітання(звернення), або як розпочати лист.
• Головна думка(Основний текст послання) – у центральній частині листа.
• Заключна фраза(Вираз подяки та подальших намірів).
• Заключна формула ввічливості; Підпис; Ім'я, Прізвище та посада відправника.
• Вкладення– говорить про те, що у лист вкладено додаткові матеріали (рекламний буклет чи брошура).
• Може містити постскриптум, ініціали виконавця.

Ось зразок ділового листа-запиту з перекладом російською мовою:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

З посиланням на вашу інформацію в Business Weekly Journal можна дізнатися більше про мене більш детальний опис наших monitorів.
I would also like to know про discounts that you provide.

Yours faithfully,

Переклад:

Від: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Медісон, штат Вісконсін
Кому: Компанії «Леманн та сини», 3597, 43-та вулиця, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 травня, 2015

Шановні панове,

З посиланням на ваше оголошення у діловому тижневику
не могли б ви надіслати мені більше докладний описваші монітори.
Я також хотів би знати про знижки, які ви надаєте.

З повагою,
Джон Стюарт
Менеджер з продажу

Тепер докладніше зупинимося на елементах

Звернення або привітання має виглядати так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam- Якщо вам не відомо ім'я одержувача
Mr/Mrs/Miss/Ms[прізвище] - якщо вам відомо ім'я адресата
Dear Frank, - Якщо людина вам знайома
Dear sale manager– якщо відома лише посада (у даному випадкуменеджер з продажу)

Формула ввічливості перед підписом має такий вигляд:

Kind regards, - З повагою…

Yours faithfully, - Щиро Ваш (якщо ім'я адресата вам не відоме)

Yours sincerely, - Щиро Ваш (якщо ім'я вам відомо)

Тепер ви маєте загальне уявлення про те, як писати послання діловим партнерам та різним компаніям.

Стандартні вирази

Ось для прикладу деякі типові фрази:

It is very kind of you to- дуже люб'язно з вашого боку

We apologize for— Ми просимо вибачення за

Please let me know- Будь ласка повідомте мене

According to- Відповідно до

In case- В разі

As you requested- По вашому проханню

Until now- Досі

With reference to your...– Щодо вашого...

Unfortunately- На жаль

We enclose– Ми додаємо

We are sorry- Ми співчуваємо

Як закінчити діловий лист? Ще трохи фраз ввічливості:

Будь ласка, щоб відповісти на мене— Дякую, що відгукнулися на мою пропозицію

We look forward to hearing from you soon— Сподіваємося отримати вашу відповідь у найближчому майбутньому

І наприкінці перед підписом:

With best regards- З найкращими побажаннями

With respect- З повагою

З тими, що для вашої cooperation– Із вдячністю за співпрацю

With best wishes- З найкращими побажаннями

Ще не втомилися від теорії? Тоді трішки практики!

Цього разу лист-відмова (такий лист обов'язково має бути витриманий у коректному та делікатному стилі):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Thank you for sending us your resume.
Ви є sorry для того, щоб усвідомити, що ваша candidature не може заплатити нам.
Kind regards,

Переклад(адресу і дату переведіть самостійно):

Шановний Г-Н Стюарт

Дякуємо за відправку нам резюме.
Ми з жалем повідомляємо, що ваша кандидатура нам не підходить.

З повагою,

Роберт Браун

Генеральний директор

Хто ще не знайомий з EnglishDom, рекомендую записатися на пробне безкоштовне заняття! Там вам підберуть ідеального для вас викладача — такого, який би відповідав вашим особистим уподобанням, цілям у вивченні мови та вашому стилю життя.

Ви почнете розуміти ділову англійську, говорити на ній і писати прекрасні ділові листи, які вразять наповал усіх ваших партнерів та колег.

Ви ж про це мрієте, правда?

А для моїх гостей та читачів є особлива пропозиція – 2 уроки у подарунок при оплаті 10 уроків . Для отримання подарунка потрібно ввести спеціальний промокод Partner2при сплаті.

Електронні листи

Улюблені всіма e-mail повідомлення становлять близько 80% ділового обороту. Від звичайного листування вона відрізняється більшою конкретикою та стислістю. Надмірно довгих фраз там намагаються avoidКрім того, застосовують aкроніми (фрази, сформовані за першими буквами словосполучення), як ІМХО. Для електронного листування характерні не лише особисті повідомлення, але й розсилки (при цьому використовують поле BCC, коли потрібно зберігати конфіденційність). Ну і основна відмінність - це те, що від передачі конфіденційної інформаціїелектронною поштою більшість воліє утримуватися.

Звичайно, в епоху "OK, Google!" можна не шукати важких шляхів і просто вставляти набраний текст в он-лайн перекладач. Вас, швидше за все, зрозуміють, але сприятливого враження ви досягнете навряд. Пам'ятайте, якість вашого ділового листування є показником якості роботи вашої компанії.

Дякую, що дочитали мою статтю до кінця. Радьте друзям почитати її в соціальних мережах! Хто знає, може ця інформація потрібна комусь тут і зараз!

Підписуйтесь на нові порції англійської мови.
Всім до побачення! Бережіть себе!

Ділове листування англійською нерідко є частиною робочих обов'язків. Тому питання «Як писати листа англійською?» Актуальний для багатьох.

Але навіть окрім спілкування з іноземними партнерами існує ціла низка життєвих ситуацій, коли нам знадобиться написати листа іноземцю: це може бути лист до університету, до закордонного магазину чи відповіді на оголошення про вакансію.

Як правило, одержувач нашого листа нічого про нас не знає, тому формує своє перше враження щодо того, як ми листуємося. А значить, немає кращого способу привернути до себе співрозмовника, ніж грамотне, чемно написане листа.

У цій статті я поясню, як правильно будуються ділові листи, наведу приклади фраз, що часто використовуються, і поділюся посиланнями на ресурси, де можна знайти зразки.

Як написати діловий лист англійською?

Зрозуміло, кожне листування унікальне, і зміст листів відрізнятиметься. Однак загальна структура листа англійською приблизно однакова: ввічливе вітання, логічно побудована основна частина та заключна фраза.

Давайте розглянемо це докладно.

Увага:Хочете подолати мовний бар'єр і заговорити англійською? Дізнайтесь на у Москві, як наші студенти починають говорити за 1 місяць!

1. Привітання

Привітання у діловому листі завжди починається зі слова " DearДалі ставиться звання (офіційне найменування, пов'язане з кваліфікацією або службовим становищем), якщо воно є ( Dr. - "доктор", Judge- "суддя", Professor- "Професор"). Якщо його немає, то пишемо Mr. або Ms. ("містер" або "міс/місіс"). Тільки після цього йде прізвище нашого адресата:

Dear Mr. Jones

Dear Mr. і Ms. Smith

Dear Professor McDowell

! У Британською англійськоюпривітання закінчується комою:

Dear Dr. Brown,
Дорогий доктор Браун,

Dear Judge Cornwall,
Дорогий суддя Корнуолл,

! У Американському англійськоюкому використовують лише особистих листів. У діловому листуванні ставиться двокрапка:

Dear Dr. Brown:
Дорогий доктор Браун:

Dear Judge Cornwall:
Дорогий суддя Корнуолл:

Буває й так, що ми не знаємо, кому конкретно пишемо. Наприклад, ми надсилаємо резюме на нову роботу і нам не вдалося з'ясувати ім'я менеджера з персоналу. У такому разі замість прізвища можна вказати посаду:

Dear Personnel Director
Дорогий директор з підбору персоналу

Якщо невідома навіть посада потенційного читача, можна використовувати фразы:

To Whom It May Concern
Тому, кого це може стосуватися

Dear Sir or Madam
Дорогий Сер чи Мадам

2. Основна частина

Після вітання ми починаємо новий рядок і приступаємо до найголовнішого.

Основна частина листа зазвичай ділиться на три частини:

• У першій ми одразу формулюємо, з якого приводу пишемо. У відповідь на оголошення про роботу, щоб поставити запитання чи запитати якусь інформацію, щоб підтвердити дату та час зустрічі тощо.
• У другій надаємо всі деталі та додаткову інформацію. Наприклад, якщо пишемо роботодавцю, саме тут коротко описуємо свою кваліфікацію; якщо хочемо поставити запитання, то цьому розділі ми докладно пояснюємо ситуацію тощо.
• У третій ми коротко підсумовуємо написане та ввічливо закликаємо адресата до потрібної нам дії. Наприклад, надсилаємо роботодавця до резюме, прикріпленого до листа, або просимо надіслати нам якісь дані якнайшвидше, або залишаємо свої контакти на випадок питань.

Давайте докладно розглянемо кожен із цих пунктів.

2.1. Частина перша - "передісторія" листа

Мета першого абзацу – одразу дати адресату зрозуміти, про що буде наш лист. Якщо воно має "передісторію": наприклад, відсилає до оголошення, телефонної розмови, іншого листа, це слід обов'язково уточнити за допомогою виразів. with reference to"("стосовно ..."), " with regard to"("щодо…") або " in response to" ("у відповідь на…"):

З посиланням на вашу рекламу для ___ позицій, публікованих в ___.
Щодо Вашого оголошення про посаду ___, що опублікована в ___.

With reference to your enquiry...
Щодо вашого запиту…

With reference to our meeting...
Про [те, що обговорювалося на] нашій зустрічі…

With reference to our phone conversation yesterday...
Про [те, що обговорювалося на] нашій телефонній розмові…

In response to your letter of 13th December...
У відповідь на Ваш лист від 13 грудня.

With regard to your question o...
Щодо Вашого питання про…

With regard to your last e-mail...
Щодо Вашого останнього листа…

Якщо ж жодні попередні зустрічі чи розмови вас з адресатом не пов'язують, то можна одразу приступити до справи та чітко позначити мету листа.

Отже, навіщо ви пишете? Ви відповідаєте на запит? Відгукуєтесь на вакансію? Чи підтверджуєте дату зустрічі чи уточнюєте якісь деталі? Ваш лист має одразу повідомляти про це. Використовуйте фразу " I am writing to"("я пишу, щоб ..."), щоб назвати свою мету. Наприклад:

I am writing to inquire про...
Я пишу, щоб спитати про…

I am writing to request further інформації про...
Я пишу, щоб попросити подальшу інформацію про…

I am writing to confirm that...
Я пишу, щоб підтвердити, що…

I am writing to apply для...
Я пишу, щоб подати заявку на…

Цей пункт та передісторія листа потраплять до одного абзацу, а часто й до однієї пропозиції!Отже, наш лист може починатися приблизно так:

З посиланням на ваш телефон call yesterday, I am writing to confirm те, що ваш повідомлень був sent.
Щодо Вашого вчорашнього телефонного дзвінка, я пишу, щоб підтвердити, що ваше замовлення надіслано.

З reference to your enquiry I close the documents you"ve requested.
Щодо Вашого прохання, я додаю документи, які Ви запитували.

I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of...
Я пишу з приводу вашого оголошення на headhunter.ru щоб подати заявку на посаду….

I am writing to inquire o job vacancies у вашій компанії.
Я пишу, щоб поцікавитися про вакансії у вашій компанії.

I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, щоб попросити копію своєї медичної карти.

2.2. Частина друга – деталі листа

Наступний (другий) абзац – це "м'ясо" листа. Саме тут ви викладаєте всю суть справи, з тією кількістю подробиць, яка вам потрібна.

Пам'ятайте, що, як і в російській мові, діловий лист має на увазі ввічливий тон!

Якщо ви збираєтеся попросити адресата про щось, використовуйте ввічливі форми, такі як:

Could you...
Не могли б ви…

Would you please...
Не могли б Ви, будь ласка…

I would be grateful if you could...
Я був би вдячний, якби Ви могли…

Якщо ви погоджуєтесь на прохання свого адресата, використовуйте фразу " I would be delighted to" ("я був би радий"):

I would be delighted to attend the meeting.
Я був би дуже радий відвідати цю зустріч.

I would be delighted to provide more information.
Я був би дуже радий надати більше інформації.

Для ввічливої ​​відмови обов'язково треба подякувати за пропозицію:

Thank you for your invitation, але...
Дякую за запрошення, але…

Якщо потрібно додати до листа додаткові документи, використовуйте такі фрази:

Please, find enclosed...
Будь ласка, знайдіть у вкладеннях...

Enclosed is a...
У додатках міститься…

Enclosed are...
У додатках містяться...

I am enclosing...
Я докладаю…

2.3. Частина третя – заклик до дії

Останній (третій) абзац служить для того, щоб ще раз коротко сформулювати мету та за необхідності закликати читача до дії за підсумками листа: наприклад, прочитати ваше резюме або розглянути ділову пропозицію.

We hope that you"ll може бути прийнятий в нашому конференції на May 5, 2018.
Ми сподіваємось, що ви зможете взяти участь у нашій конференції п'ятого травня 2018 року.

Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Будь ласка, поверніть мою передоплату в 500$ і прийміть мої вибачення.

Please, send me thes documents as soon as possible.
Будь ласка, надішліть мені ці документи якнайшвидше.

Якщо ж лист носить швидше інформативний характер, то в кінці можна просто залишити прохання зв'язатися з вами, якщо у адресата виникнуть питання:

In case you have questions, feel free to contact me.
Якщо у Вас є питання, будь ласка, зв'яжіться зі мною.

Якщо ви маєте будь-які запитання, не можу contact me.
Якщо у Вас є питання, негайно зв'яжіться зі мною.

Please, contact us again, if we can be of assistance.
Будь ласка, зв'яжіться з нами, якщо Вам знадобиться допомога.

Нарешті, якщо ви хочете дати зрозуміти, що чекаєте від свого читача листа у відповідь, можна використовувати наступні фрази:

I'm looking forward to hearing from you soon.
З нетерпінням чекаю вашої відповіді.

I hope to hear from you soon.
Сподіваюся незабаром отримати Вашу відповідь.

3. Висновок

Тепер, коли ми виклали найголовніше, залишилося лише закінчити лист однієї з традиційних фраз:

Sincerely,
Щиро Ваш,

Respectfully yours,
З повагою,

Kind regards, / Best regards, / Regards,
З найкращими побажаннями,

Після цього з нового рядка ми пишемо своє ім'я та прізвище – і лист закінчено.

Приклади ділових листів англійською

Приклади листа англійською ви зможете знайти на наступних сайтах.

Ресурси російською мовою з перекладом:

1. https://goo.gl/m8UEZQ

2. https://goo.gl/oSaQcp

Ресурси англійською (без перекладу):

1. https://goo.gl/MdrvLk

2. https://goo.gl/8JqNPK

Друзі, тепер ви знаєте основні правила написання ділових листів. Головне, не забувайте про ввічливість до свого адресата! Заощаджуйте його і свій час - пишіть коротко, у справі та уникайте "води". Успіхів!

Ми живемо у вік інформаційних технологій, тому все наше життя так чи інакше пов'язане з комп'ютерною технікою, Інтернетом. Наприклад, навряд чи знайдеться фірма, співробітники якої не ведуть електронного листування з іншими організаціями. Якщо ваша компанія має партнерів за кордоном, то її працівники повинні володіти правилами написання ділового листа (рідною мовою та іноземною), які включають не лише використання специфічної лексики, стилю, а й певний формат, якого слід дотримуватися.

Отже, давайте подивимося, як слід писати діловий лист ( business letter ). Як правило, в офіційному листі виділяють три блоки:

— Вступ/Introduction

У цій частині листа формулюється мета його написання.

— Основна частина листи/ Body of the letter

У середньому це два-чотири абзаци, в яких автор листа інформує одержувача, ставить йому запитання, відповідає на запитання одержувача, що містяться в попередньому листі.

— Заключна частина/Conclusion

У цій частині листа міститься інформація про наступні дії одержувача, запропоновані відправником, інформація про майбутні контакти.

АДРЕСАТ/ADDRESSEE

Текст починається із звернення до адресата (addressee).

Відправник може знати ім'я отримувача листа, в цьому випадку звернення може виглядати так:

Dear Mr. Robinson,

Dear Mrs. Seefob,

Dear Ms. Ching,

Dear Prof. Chensky,

Після імені одержувача ставиться кома.

Якщо ви не знаєте ім'я отримувача, почніть лист з однієї з наступних фраз:

To whom it may concern,

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir/Madam,

У цьому випадку також ставиться кома.

Якщо ваш адресат – колективна особа, то звернення виглядає так:

Dear all,

Dear Colleagues,

Dear Marketing Team,

ТІЛО ЛИСТ/ BODY OF THE LETTER

Заснована частина листа може включати елементи офіційного стилю ( formal style), стилістично нейтральний словник та професійну лексику. Також слід звернути увагу на кліше, які традиційно використовуються у діловому листуванні.

Дуже важливо пам'ятати, що в офіційних листах не допускаються скорочення типу:

Don’t– do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not і т.д.

ВСТУПНИЙ АБЗАЦ /OPENING PARAGRAPH

Вступний абзац передбачає вказівка ​​мети написання листа , у ньому також може бути висловлена ​​подяка за отриманий раніше лист або будь-які дії адресата. Можна скористатися такими кліше:

I am writing to ... - Я пишу, щоб ...

I am writing to confirm… — Я пишу, щоби підтвердити…

Thank you for contacting us…— Дякуємо Вам за те, що нам написали…

Thank you for your letter dated…— Дякую Вам за лист від (дата)…

With reference to your e-mail…— У відповідь на Ваш електронний лист…

This is to confirm that… — Справжнім підтверджуємо, що

БЛАГОДІЙНІ ВІДОМОСТІ/GOOD NEWS

Якщо вам необхідно повідомити адресату якусь позитивну інформацію, скористайтеся такими фразами:

We are delighted to confirm…— Нам дуже приємно підтвердити…

We are pleased to tell you… — Нам приємно повідомити Вас…
You will be happy to know… — Вам буде приємно дізнатися…

НЕГАТИВНІ НОВИНИ/BAD NEWS

Інформація негативного характеру вводиться максимально коректно:

We regret to inform you… — Ми з жалем повідомляємо Вам…

I am sorry, but… — Прошу вибачення, але…

I am sorry to say that… — З жалем повідомляю, що…

I am afraid that we will not be able to…- Я боюся, що ми не зможемо...

ЗАПИТ ІНФОРМАЦІЇ/REQUESTING INFORMATION

Якщо вам потрібна певна інформація від адресата, ви можете запросити її таким чином:

We would appreciate it, if you could…— Ми були б Вам вдячні, якби Ви могли…
Could you… ? - Не могли б ви…?

Please let us know… — Будь ласка, повідомте нам…

ПРОПОЗИЦІЯ ДОПОМОГИ/OFFERING HELP

У деяких випадках вам доводиться пропонувати допомогу адресату. Для цього можна скористатися такими кліше:

We would be happy to help you with…— Ми були б раді допомогти Вам з…
Would you like us to… ? – Чи не хотіли б Ви, щоб…?

ВИбачення/SAYING SORRY

У певних ситуаціях відправнику листа доводиться вибачатися:

We must apologize for… — Ми маємо вибачитися за…

We deeply regret that… — Ми глибоко шкодуємо, що…

We apologize for any inconvenience…— Ми вибачаємося за якісь незручності…
Please accept my sincere apologies for…— Будь ласка, прийміть мої найщиріші вибачення за…

ПРИКРІПЛЕНІ ФАЙЛИ/ATTACHING FILES

Ділова кореспонденція передбачає не лише відправлення самого листа, а й текстових чи інших файлів, які прикріплюються до листа, про що слід повідомити у тексті листа:

Please find attached the files…— Нижче додаються файли… Дивіться у додатку…

I am attaching the following files…— Надсилаю Вам файли…, До цього додається…

ВИСНОВОК/CLOSING REMARKS

Виклавши всю необхідну інформацію, ви повинні перейти до заключної частини листа, сформулювавши подальші контакти з адресатом:

Do not hesitate to contact us if you require any further…— Зв'яжіться з нами негайно, якщо Вам потрібні подальші…

Якщо ви маєте будь-які запитання, приємно вірити безкоштовно у contact us…— Якщо у вас є якісь запитання, будь ласка, звертайтесь до нас.

Thank you for your help. – Дякуємо Вам за допомогу.

I look forward to hearing from you.– З нетерпінням чекаю від Вас повідомлень.

We look forward to seeing/meeting you.– Ми з нетерпінням чекаємо на зустріч з Вами.

ПІДПИС/SIGNATURE LINE

Підписуючи текст листа, вкажіть своє ім'я, бажано його повну форму. Також необхідно вказати посаду та контактну інформацію. Фразу Yours sincerely (Sincerely) слід писати в тому випадку, якщо на початку листа ви вказали ім'я адресата.

В інших випадках вибір клішованої фрази визначається характером ваших стосунків з адресатом. У таблиці представлені три групи кліше – від офіційного стилю до напівофіційного та неофіційного:

Type	Formal	Semi-formal	Informal
Business	З gratitude, Kindest regards, Sincerely, Thank you, Regards,	Best, Yours truly, Cordially, Yours respectfully, Wishing you well,	Thanks, Regards, Best wishes, Take care, Until next time,

Нижче вибраної вами фрази пишеться ім'я та посада відправника. Наприклад,

Sincerely,

Angela Dooning
Administrative Assistant

Ось приклад офіційного листа, написаного відповідно до вимог ділового листа:

З цієї статті ви дізнаєтеся про стилі ділових листів, їх структуру, грамотне оформлення, вітання та укладення такого роду листів.

Крім того, зможете побачити наочні кліше та приклади ділових листів, а також виписати важливі підказки, які завжди допоможуть вам у потрібний момент.

Написання ділового листа англійською мовою може змусити багатьох людей переживати з приводу (і без приводу) своїх навичок та мізерності словникового запасу для ділового листування.

Структура ділового листа

Формат ділових листів є послідовністю з таких елементів:

• Name and Address of Recipient(ім'я одержувача та адреса).
• Date(Дата).
• Reference(посилання).
• Salutation(Привітання).
• Body(Головна частина).
• Closing(Висновок).
• Signature(Підпис).
• Typist initials(Ініціали відправника).
• Enclosures(Додатки).

Загальні правила написання ділового листа

• Використовуйте правильний формат та привітання.

Існують певні стандарти для оформлення ділових листів англійською мовою, хоча деякі відхилення є прийнятними (наприклад, між європейським та північноамериканським офіційним листом англійською мовою).

Вкрай необхідно створити хороше перше враження на початку вашого листа. Використовуйте відповідне привітання.

При необхідності, якщо формальний лист не в електронному вигляді, вказуйте адресу та прізвище адресата у верхньому правому кутку. І потім починайте писати текст.

Обов'язково переконайтеся, що ім'я та прізвище людини написані правильно. Використовуйте «Dear Sir/Madam», якщо ви не знаєте, кому адресується лист.

Dear Sir/Madam- Шановний пане (пані).
Dear Mr. Smith- Шановний містер Сміт.
Dear Ms. - Шановна пані.
Dear Jack Johnson- Шановний Джек Джонсон.
Dear Customer- Шановний покупець.
Gentlemen- Панове.

А ось приклади вступних фраз у діловому листі (для використання посилань на попередню кореспонденцію; для вказівки того, як ви дізналися про одержувача; повідомлення причини написання листа тощо):

Бізнес-листи, як правило, завжди мають формальний характер, і тон листа завжди повинен бути ввічливим.

У листах-запитахзавжди використовуються модальні дієсловащоб запит був максимально ввічливим.

Наприклад, некоректно писати: "I want you to come to our office on Wednesday". Натомість варто написати: «Ви можете бути в нашому офісі на Wednesday?»

Листи-скаргиповинні бути також ввічливими та не надто емоційними.

Наприклад, якщо була несвоєчасна доставка і вона затримала рядки виробництва, то коректно буде написати: "The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production."

Якщо ви повідомляєте погані новиниабо приносьте вибачення, потрібно дуже ввічливо та тактовно вказати причини проблеми.

Можна використовувати вирази: "I regret to inform you", "Unfortunately" або "I'm afraid that".

• Вказуйте свою мету.

Мету свого звернення англійською у діловому листі потрібно вказати у першому абзаці, а далі написати основну думку.

Майже в кожному з наступних пропозицій у прикладі є 3 схожості:

• Вони пояснюють головну суть. Кожне відповідає питанням: «What is it?».
• Вони лаконічні та не грубі.
• Вони містять позитивні слова: «дякую вам», «будь ласка», «рад», «вдячний», «дякуємо», «вітаю», «успішно», «схвалити» тощо:

Як для нашого телефонного дзвінка …
Протягом нашого телефонної розмови …
I am writing для отримання інформації, що ви повинні requested.
Надсилаю запитану вами інформацію.
Це був час заняття, що ви приїхали на конференцію/конференція останнього Monday.
Було радий зустрітися з вами на зборах/конференції минулого понеділка.
Будь-який для написання до нас про свій досвід у нашому центрі дослідження останній рік.
Дякуємо вам за те, що написали нам про свій досвід у нашому дослідному центріминулого тижня.
I am happy to write to confirm our agreement of summer workshop.
Радий написати про підтвердження нашої в Вами угоди щодо літньої майстерні.
Thank you so much for contributing to our auction.
Дуже дякую Вам за те, що ви зробили свій внесок у наш аукціон.
I я applying for graduate schools в marine biology, і я повинен бути дуже приємним, якщо ви збираєтеся отримати статтю з посиланням на мене.
Я подаю заявку до аспірантури за спеціальністю «біологія морського середовища», і я був би вдячний, якби Ви написали рекомендаційний лист для мене.
Будь ласка, щоб писати, щоб визначити, що беруть участь в конференціях в Baltimore. I wish I could approve your request.
Дякую Вам за лист із приводу конференції у Балтіморі. Хотів би схвалити Ваш запит. На жаль, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I був unable to attend.
Візьміть мої вибачення за пропущену зустріч учора. Мені дуже шкода, що я не зміг бути присутнім.
Congratulations на успішно passing your bar exam. Ви є зараз офіційно attorney!
Вітаємо Вас з успішною здаванняміспиту. Тепер Ви офіційно є уповноваженою особою!
Я повною мірою або витрачено потреби в Business Analyst III позицій, і ми робимо це для нього.
Я повністю відповідаю вимогам бізнес-аналітика III категорії або перевершую їх, і я радий можливості подати заяву на цю посаду.

10 видів бізнес-листів

• Комерційний лист. Продаж Letter.

Такі листи включають заклики, докладний опис користі для читача, послідовність вжиття заходів, а також номери телефонів або посилання на сайт.

• Лист-доручення (лист-замовлення). Order Letter.

Листи-замовлення надсилаються споживачами виробнику, продавцю чи оптовику для замовлення товарів чи послуг.

Офіційний лист англійською повинен містити інформацію про номер моделі, назву продукту, бажану кількість і очікувану ціну.

Інформація про оплату також іноді включається до листа.

• Лист-скарга (рекламація). Complaint Letter.

Будьте прямими, але тактовними, і завжди використовуйте професійний тон, якщо хочете, щоб керівництво вас почуло.

• Лист щодо врегулювання суперечок. Adjustment Letter.

Такий лист зазвичай надсилається у відповідь на претензію або скаргу. Якщо ситуація має в своєму розпорядженні на користь клієнта, то почніть лист з цієї новини.

Якщо ні, дотримуйтесь фактологічного тону, зберігаючи ввічливість. Повідомте клієнту, що ви розумієте його скаргу.

• Лист запит. Inquiry Letter.

Листи із запитом задають питання з метою отримання інформації від одержувача. При складанні такого виду листа, тримайте його ясним і коротким - перерахуйте тільки найнеобхідніше вам.

Обов'язково вкажіть контактну інформацію, щоб читачеві було легко відповісти.

• Лист-нагадування. Follow-Up Letter.

Це може бути відділ продажу, який дякує клієнту за оформлення замовлення, бізнесмен, який проводить огляд результатів зустрічі, або людина у пошуках роботи, яка задає питання про статус своєї заяви.

Найчастіше такі листи є комбінацією з подячної нотатки та комерційного листа.

• Рекомендаційний лист. Letter of Recommendation.

Потенційні роботодавці часто запитують у кандидатів такі листи, перш ніж наймають їх.

Цей тип листа зазвичай є відгуком попереднього роботодавця (або співробітника) про претендента з професійної точки зору.

• Лист підтвердження. Acknowledgment Letter.

Листи-підтвердження діють як звичайні квитанції. Компанії надсилають їх, щоб повідомити одержувачу, що вони отримали попереднє повідомлення з інформацією, документами чи іншими матеріалами, раніше досягнутими домовленостями, намірами тощо.

Лист-підтвердження є знаком глибокої уваги та поваги до одержувача, проте сама дія може бути вжита або не вжита.

• Супровідний лист. Cover Letter.

Такі листи зазвичай супроводжують пакет документів, звіт чи інший товар. Вони використовуються для опису того, що включено в посилку, навіщо, і що (за потреби) повинен робити одержувач.

Супровідні листи, як правило, досить короткі та лаконічні.

• Заява про звільнення. Letter of Resignation.

Коли працівник планує закінчити свою роботу, лист про відставку зазвичай надсилається його безпосередньому менеджеру, повідомляючи його про останньому дніроботи.

Найчастіше співробітник також докладно пояснює причину відходу з компанії.

Підказки щодо написання ділового листа

• При написанні вашого листа важливо дотримуватися простотиі цілеспрямованостіщоб сенс вашого листа був зрозумілий.
• Використовуйте прості та стислі слова замість укорінених.
• Найкращий спосіб почати лист вказати мету на самому початку. Це називається прямим підходом і він встановлює тон для наступного тексту листа, захоплюючи інтерес читача.
• Однак, якщо ваш лист доставляє погані новини, прямий підхід недоцільний. Натомість використовуйте непрямий , вказуючи погані новини у другому чи третьому абзаці листа.
• Привітання у діловому листі та вступна частина листа мають бути ввічливими. Завжди приділяйте увагу зусиллям та почуттям читача.
• Після вступу необхідно зазначити деталі проблеми.
• Вкажіть необхідну інформацію про проблему та варіант її вирішення.
• Повідомте читача про причини прийнятого рішення.
• Дотримуйтесь одинарного інтервалу та залишайте подвійні прогалини між абзацами, вирівняйте свій лист по лівому краю (block style - виключення рядків до кінця вліво). Дотримуйтесь коротких речень та чітких абзаців.
• Будьте відвертіі поважайте чассвого читача: ваш читач зайнятий справою, тож переходьте прямо до справи без «води».
• Використовуйте шрифти "Arial", "Times New Roman", "Courier New" або "Verdana". Розмір шрифту повинен бути 10 або 12. Використовуйте поля 2,5 см або 1 дюйм з чотирьох сторін.
• Завжди ставте переваги читачів перед своїми. Замість того, щоб говорити про те, що ви очікуєте від них для себе, вкажіть те, що ви можете запропонувати їм.
• Будьте обережніі уважніз ім'ям та назвою компанії одержувача.
• Зробіть свій тон розмовним, але професійним; не будьте надмірно формальними.
• Уникайтежаргону, самовпевненості, зарозумілості та вихваляння.
• У листі використовуйте дійсну заставу та особисті займенники.
• Завжди закінчуйте лист запитом на дію.
• Залиште порожній рядок після привітання та перед заключною частиною. Подвійний відступ між останньою пропозицією та кінцівкою листа.
• За потреби залиште 4 або 5 відступів для власноручного підпису.
• Ділові листи повинні завжди друкуватись на білому папері формату A4, а не на кольоровому або на особистих канцелярських паперах.
• Закінчуйте лист також професійно та ввічливо.

І ще раз, не забудьтеперевіряти ще раз лист на наявність помилок (хоча б 2 рази).

Переваги електронної пошти

Електронний діловий лист оформити куди швидше та простіше звичайного. Однак деякі повідомлення можуть не відкриватися, і це мінус.

Якщо ви хочете бути впевнені у доставці свого звернення, то не забудьте проконтролювати процес і поставити галочку у вікні із зворотним повідомленням.

Залежно від того, кому ви пишете, і навіщо, вам може знадобитися надіслати листа з живим підписом, завірені документами з печаткою (хоча скан копії ніхто не скасовував). Тоді, очевидно, вибір очевидний.

Але пам'ятайте, що електронна пошта - це економія грошей (вона переважно безкоштовна, тоді як ви повинні сплатити доставку (а то й марки) звичайного ділового листа) та збереження довкілля, На відміну від листів, які вимагають споживання паперу. Пам'ятайте про дерева!

А також не забувайте на нашому спеціальному курсі « Бізнес англійська», де ви зможете уточнити всі незрозумілі вам нюанси пов'язані з формальним англійським напрямом у досвідченого викладача. Прийняти свої зміни і бути зрозумілими!

Закінчення ділового листа

В останньому абзаці вашого витвору мистецтва потрібно писати:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Звертайтеся у разі виникнення будь-яких питань.

Або наступні вирази, якщо ви додаєте додаткові документи, фотографії:

« I am enclosing…» або « Please find the enclosed/attached …»

Завершення листа насамперед залежить від ваших стосунків із адресатом. Використовуйте « Yours faithfully», якщо ви не знаєте людину, до якої звертаєтеся, і « Yours sincerely- для адресатів, яких знаєте добре. І не переплутайте! Так як ваша щирість для незнайому людинуможе виявитися досить підозрілою і викликати збентеження.

Для менш офіційних листів можна використати: « Best regards» або « Kind regards». Наприкінці листа потрібно поставити (свій підпис) прізвище та посаду.

Нагадуємо про необхідність перевірити лист на наявність помилок перед відправкою!

Приклади виразів наприкінці ділового листа:

Sincerely(Сердечно);
Sincerely yours(Щиро Ваш);
Regards(З повагою);
Best(Всього найкращого);
Best regards(З повагою);
Kind regards(З найкращими побажаннями);
Yours truly(Щиро Ваш);
Most sincerely(Сердечно);
Respectfully(З повагою);
Respectfully yours(З найглибшою пошаною);
Thank you(Дякую вам);
Thank you for your consideration(Дякую вам за увагу).

Після цього ставте кому, і з нового абзацу пишіть свої дані:

Name
Email Address
Phone Number

Якщо ви інформуєте свого колегу за статусом поточного проекту, то формальний висновок буде не зовсім доречним (хоча багато хто просто прописує його за умовчанням); а якщо ви, наприклад, вступаєте в боротьбу з метою просування кар'єрними сходами, то воно безумовно буде потрібно.

І ніяких "Later", "Thanks", "TTYL", "Warmly", "Cheers" і подібних розмовних слів! Вас не зрозуміють.

Приклади фраз для закінчення ділового листа

Якщо ви потребуєте будь-яке подальше інформування, можу безкоштовно contact me at any time. / Ви повинні знайти будь-яку подальшу інформацію, майте на увазі не будь-який contact me at any time. / Якщо ви маєте будь-які інші питання, будь ласка, не можу contact me.
Якщо Вам потрібна додаткова інформація, звертайтесь у будь-який час.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я з нетерпінням чекаю на Вашу відповідь.
I look forward to seeing you.
З нетерпінням чекаю зустрічі з вами.
Please advise as necessary.
За потреби виносите свої рекомендації.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Ми налаштовані на успішну співпрацю з Вами у майбутньому.
Після того, як апологізувати для будь-якої суперечності.
Ще раз прошу вибачення за будь-які незручності.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Ми сподіваємось, що можемо розраховувати на Ваші цінні замовлення.
Я повинен виявити вашу безперервну увагу на цей matter.
Я був би вдячний за Вашу безпосередню увагу до цього питання.
I await your reply with interest.
Я чекаю на Вашу відповідь із зацікавленістю.
We look forward to building a strong business relationship у майбутньому.
Ми налаштовані на побудову міцних ділових відносин із Вами у майбутньому.
I look forward до нашої роботи на 7th October.
Я з нетерпінням чекаю на нашу зустріч 7 жовтня.
Так, для вашого надзвичайно сприятливого інтересу до цього матір.
Дякуємо за Вашу надзвичайно корисну увагу до цього питання.
Відповідь на свою увагу, розуміння і час.
Ще раз дякую за увагу, розгляд та час.
It's always a pleasure doing business with you.
З Вами завжди приємно мати справу.
Тканини проти збирання вашого досвіду в цьому матір.
Ще раз дякую за обмін досвідом у цьому питанні.
I am looking forward для того, щоб зробити свій вхід на це питання.
Я з нетерпінням чекаю можливості зробити ваш внесок у це питання.

Кліше ділових листів

В силу особливого формату цієї статті описані ваші інтервали між абзацами не дотримані. Сподіваємося, ви пробачте нам цей нюанс.

• Подання нового співробітника. Introduction of a new colleague.

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

Ви будете жити на роки і ми будемо позбавитися того, що ви вирішили зробити свою компанію на цьому етапі нашого розвитку.

Це людина і я не можу бути суттєво спричинена всіма аспектами нашої роботи.

Я вважаю, що всі ви будете робити, щоб зробити приємно, щоб зробити, як ставиться до нового місця.

Sincerely yours,

• Перше нагадування про несплату. Перший помічник про ненавмисне введення.

I am writing to remind you that we неve not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

We’re sure that this is oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. Якщо ваш платіж є в електронній пошті, мабуть відхилити цей лист.

Ви повинні мати будь-які питання про свій рахунок, будь ласка, не можу contact me.

Приклади ділового листа англійською

Наступні два приклади розрізняються у шапках листів. Це зумовлено тим, що компанії мають право вносити невеликі зміни у форматі для своєї зручності. Обидва варіанти вважаються допустимими.

Перший приклад.

Company Letterhead

Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016

June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip

Використовуйте цей шаблон повідомлень як мету, щоб допомогти вам зробити ваші роботи через цей курс. I має purposely set up spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the Text boxes I have provided, вони можуть бути helpful when you need to compose different types of business letters. Будь ласка, клацніть цей документ як: Letter Template.

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Другий приклад.

Організація Letterhead

March 16, 2016

Mr. Ernie English

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

Перший рисунок типового business letter використовується в державному центрі. Begin with a friendly opening; є швидким переміщенням в purpose of your letter. За допомогою кількох застережень висловити purpose, але не йти в detail until next paragraph.

Початок з двома параграфами, держава, що підтримує details до justify your purpose. Ці можуть отримати форму інформації інформації, статистики або перші-країни рахунків. Двома короткими статтями зтелефоном, щоб повідомити свою резонанс.

Наприкінці, в closing paragraph, briefly restate ваш purpose і why it is important. Якщо витіснення вашого листа є пов'язаним з вашим зайняттям, розглядайте лінію з вашим матеріалом з вашою інформацією про відношення і сторінки, якщо вона не міститься на повідомленні. However, if the purpose is informational, думати про closing with gratitude for the reader’s time.

Lucy Letter
President

Висновок

Ось ви і знаєте! Тепер можете пробувати влаштуватися в різні іноземні компанії, красиво заявляючи про себе і свої навички, наміри і досягнення у відповідному офіційному листі англійською. І нехай удача вам усміхнеться!

Ви пишіть ділові листи англійською щодня? Чи тільки вивчаєте ази офіційного листування на курсах з бізнес англійської? Наша добірка корисних фразі виразів навчить вас складати правильні ділові листи англійською та допоможе урізноманітнити вашу мову.

Завдяки діловому етикетузагальновідомо, що клієнтів потрібно вітати на початку листа та прощатися наприкінці. Проблеми починаються при складанні основної частини листа? Як, наприклад, сказати замовникам, що вантаж затримується, чи як натякнути, що було б непогано отримати гроші за надані послуги? Про все це можна грамотно розповісти, якщо використовувати правильні «заготівлі» до різних ситуацій. З такими заготовками складання листів буде простим і приємним завданням.

Початок листа або як розпочати листування англійською

На початку кожного ділового листа, одразу після вітання, вам необхідно пояснити, заради чого ви взагалі все це пишите. Можливо, ви хочете щось уточнити, отримати додаткову інформацію або, наприклад, запропонувати свої послуги. У всьому допоможуть такі фрази:

• We are writing - Ми пишемо, щоб…

To confirm ... – підтвердити…
- to request ... – запитати…
- to inform you that ... – поінформувати вас, що…
- to enquire about ... – дізнатися про…

• I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам з наступною метою / Я пишу вам для того, щоб…
• I would be interested in (receiving/ getting information) – Я був би зацікавлений у (придбанні/отриманні інформації)

Встановлення контактів або як сказати співрозмовнику, звідки ви про нього знаєте

Іноді варто нагадати діловому партнеру, коли і як ви востаннє бачилися чи обговорювали свою співпрацю. Можливо, кілька місяців тому ви вже писали діловий лист на цю тему, або, можливо, ви зустрілися на конференції тиждень тому, і тоді вже почали вести переговори.

• Thank you for your letter regarding ... – Дякую за ваш лист на тему….
• Thank you for your letter of May 30. – Спасибі за лист від 30 Травня.
• In reply to your request, ... – У відповідь на ваше прохання.
• Thank you for contacting us. – Дякую, що написали нам.
• With reference to our conversation on Tuesday... – Щодо нашої розмови у вівторок…
• In reference with your recent letter – Що стосується нещодавно отриманого листа…
• Він був для того, щоб пройти в Нью-Йорку останній день. - Було дуже приємно зустрітися з вами в Нью-Йорку минулого тижня.
• Я хотів би підтвердити основні пункти, які ми вчора обговорили.

Вираз прохання або як тактовно попросити співрозмовника англійською

У ділових листах іноді доводиться про щось просити партнерів. Іноді вам потрібна відстрочка, іноді додаткові зразки матеріалу. Для вираження всього цього у діловій англійській є свої усталені фрази.

• We would appreciate it if you would ... – Ми були б дуже вдячні, якби ви…
• Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли б ви надіслати мені/сказати нам/ дозволити нам
• It would be helpful if you could send us ... – Нам дуже допомогло б, якби ви могли нам послати…
• Я повинен виявити вашу безперервну увагу на цей matter. – Я буду вдячний вашій невідкладній увазі з цього питання.
• We would be grateful if you could ... – Ми були б вдячні, якби ви могли…

Скарги англійською або як дати зрозуміти, що ви не задоволені

На жаль, часто буває так, що нам щось не сподобалось. Але при складанні ділових листів ми не можемо дати волю почуттям і прямим тестом сказати, що ми думаємо про компанію та її послуги. Необхідно використовувати ділову англійську та акуратно висловити своє невдоволення. Так ми зможемо зберегти ділового партнера та трохи випустити пару. Стандартні фрази ділового листування, які у цьому допоможуть:

• I am writing to complain about ... – Я пишу, щоб поскаржитися про…
• I am writing to express моя dissatisfaction with ... Я пишу, щоб висловити своє невдоволення у зв'язку з …
• I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюся, виникло нерозуміння…
• I understand it is not your fault, but… - Я розумію, що це не ваша помилка, але…
• We wish to draw your attention to … . – Ми хочемо звернути вашу увагу на

Як повідомляти погані або хороші новини у ділових листах англійською

У бізнес-листуванні часто буває так, що нам доводиться засмучувати клієнтів. Варто зробити це витончено, щоб не роздратувати партнера ще більше.

Погані новини

• I am afraid that I must inform you that … – Я боюся, що ми повинні поінформувати вас, що…
• Unfortunately we cannot / we are unable to ... - На жаль, ми не можемо/ми не в змозі
• We regret to inform you that ... - Ми з жалем повідомляємо вам, що…
• "Я боюся, що буде неможливо..."
• Після серйозного розгляду ми вирішили ...- Після серйозного розгляду, ми вирішили, що…

Гарні новини

На щастя, іноді все складається вдало, і ми можемо порадувати своїх клієнтів добрими новинами.

• We are pleased to announce that ... – Ми із задоволенням повідомляємо, що…
• It is our pleasure to announce that … - Ми маємо задоволення повідомити, що…
• I am delighted to inform you that .. – Я із задоволенням інформую вас…
• You will be pleased to learn that ... – Ви зрадієте, коли дізнаєтесь, що…

Вибачення чи як не розгнівати клієнта ще більше

Звісно, ​​у бізнесі часто бувають накладки. І за них доводиться вибачатися саме вам. Будьте доброзичливими, увійдіть у становище співрозмовника. Пам'ятайте, що краще кілька разів вибачитись, ніж втратити цінного клієнта.

• I regret any inconvenience caused by... Ми шкодуємо за всі незручності, викликані…
• Please accept наші sincere apologies. – Будь ласка, прийміть наші щирі вибачення.
• I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу вибачитись за затримку/незручність
• Once again, please accept my apologies for ... – Вкотре прийміть мої вибачення за…

Гроші або як показати партнеру, що настав час платити

Іноді хочеться написати прямим текстом, що настав час платити. Але в бізнес-листуванні так чинити не можна. Натомість доводиться вживати м'якіші конструкції, за якими стоїть все те ж жорстке питання.

• According to our records ... - Згідно з нашими записами ...
• Ваші записи показують, що ми ще не отримали оплату за…
• Будуть вірогідно, якщо ви скористаєтеся вашим аккаунтом впродовж найближчих днів. – Ми будемо вдячні, якщо ви розрахуєтеся у найближчі кілька днів.
• Please send payment as soon as possible/ promptly – Будь ласка, надішліть нам оплату якнайшвидше.

Ввічливість у листуванні або як натякнути на нові зустрічі

З бізнес-партнерами не варто прощатись остаточно. Навіть після закінчення проекту вам краще зберегти відносини для наступних замовлень.

До зв'язку

Наприкінці ділових листів англійською часто буде доречно між рядками нагадувати партнерові, коли ви наступного разу чекаєте від нього інформації.

• I look forward to seeing you next week. – Чекаю на нашу зустріч наступного тижня
• Looking forward to receiving your comments, - З нетерпінням чекаю на ваші коментарі.
• I look forward to meeting you on the (date). – Чекаю на нашу з вами зустріч (дата).
• An early reply would be appreciated. – Я буду вдячний за вашу швидку відповідь

До нової зустрічі

Після вдалого замовлення варто написати замовнику невеликий лист англійською, що повідомляє про те, що ви не проти нового проекту з ним.

• I would be happy to have an opportunity до роботи з нашим firm again. – Я буду радий знов попрацювати з вашою фірмою.
• We look forward to a successful working relationship in the future. – Ми будемо раді успішним робочим взаєминам у майбутньому.
• We would be pleased to do business with your company. – Ми з радістю матимемо бізнес із вашою компанією.

Звичайно, ділова англійська – це не завжди легко. На щастя, наша добірка бізнес-фраз має суттєво полегшити ваше завдання. Тепер на складання листа у вас піде набагато менше часу. Тож обирайте потрібні фрази, доповнюйте своєю інформацією та радуйте начальника красивими бізнес-листами англійською мовою.

Шутікова Ганна