Приклад оформлення передачі архівних справ. Опис справ передачі документів в архів організації. Літерне позначення номерів опису справ

Порядок передачі справ до архіву або знищення документів.

5.1. До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом. Їх передача провадиться лише за описами (розділ 4 цього Порядку).

5.2. Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом, після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню відповідно до цього Порядку та передаються до архіву організації протягом наступного року, але не пізніше ніж за 2 роки після закінчення їх діловодством.

5.3. Передача справ до архіву організації здійснюється за графіком, складеним архівом, узгодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи до архіву, та затвердженого керівником організації.

5.4. У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі до архіву організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення та відповідність кількості справ, включених до опису, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені під час перевірки недоліки у формуванні та оформленні справ працівники служби діловодства структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається довідка.

5.5. Прийом кожної справи провадиться особою, відповідальною за архів (спеціальним співробітником) у присутності працівника служби діловодства структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, що включена до неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказується цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підпису відповідальної за архів (співробітника архіву) та особи, яка передала справи.

5.6. Справи терміном зберігання до 10 років включно зберігаються службою діловодства і після закінчення термінів зберігання підлягають передачі до архіву для знищення в установленому порядку.

5.7. У разі ліквідації або реорганізації підрозділу організації працівник служби діловодства протягом 2-х місяців з моменту ліквідації або реорганізації підрозділу формує всі наявні документи у справи, оформляє справи та передає їх до архіву, незалежно від термінів зберігання.

Унікчемність документів – найважливіший елемент роботи архіву. Разом з тим, здійснювати знищення документації неможливо без проведення експертизи цінності документів. При цьому правилами роботи архівів рекомендується не проводити експертизу цінності документів одним працівником одноосібно навіть у маленьких організаціях, оскільки це може призвести до негативних наслідків: можуть бути знищені документи раніше, ніж для них термін зберігання. Тому для проведення експертизи має бути створена експертна комісія.

Кого включити до комісії для підтвердження факту знищення документів індивідуальному підприємцю, який не має найманих працівників? Див. відповідь на нашому сайті

Для проведення повноцінної оцінки документів, що виділяються до знищення, до складу експертної комісії бажано включати наступних співробітників:

· Представника керівництва організації;

· архівіста;

· Головного бухгалтера організації;

· Представника служби персоналу організації;

· Представника юридичної служби організації;

· Співробітника служби документаційного забезпечення або секретаря організації.

Склад експертної комісії затверджується наказом керівника підприємства. В організації може бути створена постійно діюча експертна комісія, але вона може створюватись і щороку. Експертна комісія (ЕК) встановлює факт закінчення терміну зберігання документів, складає акт про виділення до знищення документів та відповідно до нього (акту) готує документи на знищення

На підставі положення статті 9 закону «Про архівну справу Російської Федераціїдокументація недержавної організації вважається її приватною власністю. Однак при ліквідації організації обов'язковою умовою є здавання документів на зберігання до архіву. Цей захід проводиться і у випадках реорганізації, коли здійснюється передача документації правонаступнику (термін передачі справ в обох випадках – два місяці).

Також потрібно передавати на відомче зберігання справи з періодичністю приблизно раз на 3 роки. За наявності значного документообігу може знадобитися тимчасове зберігання документації, навіщо передбачається можливості організації тимчасового зберігання документів.

Порядок формування архівних справ

Для спрощення подальшого пошуку необхідного документа в архіві справи мають бути сформовані за певними параметрами. З цією метою було розроблено спеціальний довідник, у якому вказується порядок розподілу службових документів за заголовками у систематизованому порядку – номенклатура справ. Її складання відбувається наприкінці календарного року, вона вводиться в дію вже наступного року.

Для формування справ можуть використовуватися різні ознаки, наприклад, номінальний (накази, протоколи тощо об'єднуються в окремі папки). Також може застосовуватися предметно-питання (з урахуванням змісту документа - судова, особиста справа тощо), кореспондентський (за адресою) та інші.

Максимальна кількість аркушів в одній справі не повинна налічувати понад 250 аркушів. Коли ж кількість документів, що належать до цієї справи, значно більша, то потрібна розбивка на томи.

Термін зберігання документації

Документи податкового обліку

До цієї категорії входять документи, якими здійснюється розрахунок, сплата податків. До них належать акти, чеки, квитанції, накладні, платіжки на сплату податку. Згідно Податкового кодексу(пп.8 п.1 ст. 23) вони підлягають зберіганню протягом 4 років. У разі списування придбаного основного засобу відлік терміну тривалості зберігання документів починається тільки після повного визнання цього основного засобу у витратах.

Бухгалтерська документація

Решта бухгалтерських документівв архів проводиться на підставі Федерального закону«Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ від 06.12.2011 та архівним законодавством (Наказ Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558 «Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, термінів зберігання»). Тривалість зберігання банківських та касових документів, всієї первинної документації, облікової політики, документів інвентаризації, бухгалтерської звітності дорівнює 5 років. Розрахунок терміну починається з початку року, який слідує після року припинення застосування документа. Готова бухгалтерська звітність має зберігатися постійно.

При виявленні терміну зберігання бухгалтерських документів, варто брати до уваги ймовірність їхньої затребуваності у разі виникнення в організації збитку, який списується протягом 10 років. При цьому податкові органи можуть здійснити перевірку за останні три роки, внаслідок чого термін зберігання документації, що рекомендується, зростає до 13 років.

Кадрова документація

Складання кадрових документів до архіву здійснюється відповідно до архівного законодавства. Протягом 75 років здійснюється зберігання документації, у якій зафіксовано пільги громадян, соціальні виплати (атестаційні висновки, особисті справи, картки, трудові договори та інші). Протягом 5 років зберігаються табелі обліку робочого часу, документація про відрядження та ін.

Етапи підготовки документів перед здаванням на архівне зберігання

1) Експертиза практичної та наукової цінності документації

Цей захід проводиться спеціально створеною комісією, до якої зазвичай входять представники бухгалтерії, кадрової служби та архівіст. Завданням членів комісії є полистий огляд документів, під час якого відбувається розмежування документації за трьома категоріями:

Для передачі до архіву. До архіву надсилаються справи з особового складу, постійного та тимчасового зберігання з терміном від 10 років.
Для зберігання у структурних підрозділах компанії.Складання документів в архів організації передбачає виявлення документів з тимчасовим терміном зберігання менше 10 років.
Для знищення.

У ході полистного огляду відбувається виявлення недоліків, що підлягають усуненню. Потім оформляються протоколи, у яких затверджуються описи зберігання чи знищення. За періодичністю засідання комісії спеціально обумовлених термінів немає, оптимальний варіант – щорічно.

2) Оформлення архівних справ.

Під оформленням справ розуміються роботи з їхнього обліку, нумерації аркушів, а також складання завірювального напису з внутрішнім описом документації. Для оформлення справ тимчасового зберігання використовується спрощена схема (перевірка наявності, попередня систематизації, передача в архів). Нумерація та підшивка не потрібні. Для справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та особового складу обов'язково проходять такі процедури, як підшивка, палітурка, нумерація, оформлення реквізитів титульного листа. Для особливо цінних справ (серед них - особистих, судових тощо) передбачається складання внутрішніх описів.

Як верхній лист повинен виступати перший в році документ. Кожен аркуш піддається нумерації чорним графітним олівцем з 1 по 250 у верхній правій частині документа обов'язково на лицьовій стороні. У аркуші-завірителі вказуються відсутні сторінки та з дефектами (надервані, підклеєні та ін.).

3) Роботи з опису документів постійного та довготривалого зберігання.

Дані заходи передбачають складання внутрішнього опису документів справи, у якому фіксуються індекс справи, номери аркушів справи, його заголовок. Заповнений опис має бути на початку справи. Далі настає черга прошивки, палітурки та оформлення обкладинки, в якій мають бути зазначені назва організації, підрозділ, номер справи та тома, заголовок, дата закладу, дата закриття справи. Готові справи вносяться до опису, складені кожному за виду справ окремо (особового складу, постійного і тимчасового зберігання) у мінімум трьох примірниках. Один екземпляр опису передається на зберігання до структурного підрозділу для підтвердження здачі справ до архіву.

4) Забезпечення їх безпеки.

До моменту передачі до архіву зберігання підготовлених справ здійснюється спеціалістами діловодної служби самої організації, які несуть за них відповідальність. Для їх зберігання потрібна наявність шаф, що замикаються, які не допускають попадання світла і пилу на документацію. Розташування справ здійснюється на підставі номенклатури справ, яка розташовується на внутрішній стороні шафи.

Передбачається можливість їх тимчасового використання, для чого потрібний дозвіл начальника діловодного підрозділу. У справі зберігається завірена копія документа, фіксується причина видачі оригіналу.

5) Безпосередня передача документації до архіву

З метою оптимізації процесу справи передаються до архіву на підставі графіка, складеного архівною установою, погоджується керівником структурного підрозділу, який проводить здачу документів, затверджується керівником організації.

Передача документації складає підставі описів. До обов'язків співробітника архіву входить перевірка правильності формування справ, оформлення, відповідності кількості справ у даному описі, номенклатурі справ організації. При виявленні недоліків їх усунення провадиться силами співробітників діловодної служби організації.

Співробітник архіву приймає кожну справу, причому на двох примірниках опису ставиться позначка про наявність справи. Після звірки справ унизу опису документується кількість прийнятих до архіву за фактом справ, номера відсутніх справ, дата приймання-передачі, підписи співробітника архіву та організації.

Нюанси процедури знищення документів

Утилізація підлягає документації тимчасового терміну зберігання до 10 років за умови закінчення зазначеного періоду. Підставою для знищення є рішення експертної комісії, яке зафіксовано у протоколі. Внесення документів, що підлягають утилізації, здійснюється у спеціальну форму – Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. У ньому є такі графи, як індекси, заголовки справ, терміни зберігання та крайні дати.

До архіву організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом. Передача справ провадиться лише за описами та відповідно до складеного завідувача архіву графіка, погодженого з керівниками структурних підрозділів та затвердженого керівника організації. Разом із справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки має бути включений до опису.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання архів організації, зазвичай, не передаються.

Ухвалюючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архіву розписується у прийомі справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один екземпляр річних розділів описів повертається здачу, інші залишаються в архіві.

При здаванні справ на державне зберігання організація представляє до державного архіву:

Ставлення на ім'я керівництва державного архіву із зазначенням назви організації, загальної кількості справ та крайніх дат документів;

Описи у трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;

Історичну довідку організації, якщо справи здаються державне зберігання вперше;

Довідку про неповну безпеку документів (якщо будь-які справи втрачені).

Потім справи шифруються. Шифрування включає вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номери справи.

Звірені з описом і зашифровані відносини ув'язують в архівні зв'язки. Складання справ оформляється актом. Організація-здавач та державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.

Два примірники опису та один примірник акта залишаються у державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації та зберігаються постійно у діловодній службі.

Архівне зберігання документів в електронній формі

Особливість електронного зберігання полягає у напрямку документів до електронного архіву відразу після завершення роботи з ними у діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук та розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (за потреби) з використанням віддаленого доступу (телефоном та через Internet).

База даних про документи формується у процесі їх реєстрації.

Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування – паперової чи електронної – та визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками – переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим та відомчим). Крім того, у кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься до комп'ютера і є самостійною таблицею у базі даних про документи організації.

Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку міститься документ, автоматично визначати його термін зберігання та ініціювати переміщення чи копіювання документа у відповідний розділ архіву.

Після закінчення діловодного року провадиться сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року у процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік застосовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Усередині справи документи розташовуються по порядку надходження (переважно у хронологічному порядку). Для справ постійного та довгострокового зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису та підшивається на початку справи.

Архівні правила передбачають складання описів справпостійного та довготривалого термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати підокументні описи,неможливі раніше за традиційної паперової технології через їх трудомісткість. Такі описи значно полегшують та прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік та безпеку.

У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі підокументних описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного та довготривалого терміну зберігання.

У цій статті ми докладно обговоримо процес передачі справ до архіву підприємства. Першочерговими є одразу два питання: які документи необхідно буде підготувати, та за який період часу.

Які категорії документів передаються до архіву

Як правило, в архів компанії передають документ із постійним зберіганням, а також із терміном зберігання понад 10 років. Щодо останніх, то йдеться насамперед про документи з особового складу.

Справи з терміном зберігання менше 10 років зазвичай не передаються до архіву, а залишаються в підрозділах, де вони були заведені, до того моменту, коли закінчиться термін їх зберігання, і практична потреба в них відпаде. Однак у деяких випадках такі документи можуть бути передані до архіву за рішенням керівництва, наприклад, якщо у відділі немає місця для їх зберігання. Після завершення зберігання можна , які мають тимчасові терміни зберігання.

Справи за період підлягають передачі до архіву

Відповідно до правил документи необхідно здавати в архів не пізніше, ніж через три роки, після того, як завершено їх діловодство. Тобто, передача справи до архіву може бути оформлена навіть через рік. Проте такий поспіх не завжди буває раціональним, оскільки відносно нові документи ще можуть стати в нагоді для поточного діловодства. Тому доведеться робити зайві дії для запиту таких документів із архіву.

Графік прийому-передачі справ

Чинні вимоги свідчать, що справи передаються до архіву відповідно до графіка. Графік може бути складений у довільній формі, і по ньому має бути зрозумілим, яким структурним підрозділом (або навіть конкретним виконавцем) і в які терміни проводитиметься передача документації до архіву.

Не варто вказувати конкретну дату прийому-передачі документів, найкраще дати ширший період часу, наприклад цілий місяць. Адже може вийти, що саме у встановлену для прийому-передачі справ в архів дату відбудеться аврал, а за наявності розширених термінів ви отримаєте певний часовий простір для проведення маневрів.

Графік повинен складатись співробітником, відповідальним за архів, а погодження проводиться з керівниками підрозділів, які мають передавати свої документи. Після цього графік має бути затверджений керівником організації. Також допускається, щоби графік затверджував керівник служби діловодства, якому підпорядковується і архів.

Порядок передачі справ до архіву

Результатом стають справи, які відбирають для прийому-передачі, а потім включають їх у встановлену форму здавачів (зразок ми наведемо трохи пізніше).

Простіше кажучи, у номенклатурі справ мають бути зазначені справи, що мають постійні та довготривалі терміни зберігання (у тому числі й справи з особового складу), після чого до графіка вносять відомості про терміни передачі документації до архіву, а також учасників цього процесу. Графік складається заздалегідь наступного року.

У процесі підготовки справ до архівування є сенс запитати у виконавців, чи є в підрозділі інші справи тих самих категорій. Оскільки протягом року могли бути заведені справи, про які невідомо службі діловодства (отже, їх немає і в номенклатурі). Подібні справи також повинні бути включені до опису.

Якщо буде виявлено, що та чи інша справа відсутня, то служба діловодства має право запитати довідку про причини такої ситуації.

Зазвичай у процесі підготовки документів до архівування структурні підрозділи підприємства одночасно з цим здійснюють контроль та коректність їх оформлення. Це стосується не тільки справ, які готують до передачі в архів, але також і тих, які поки що знаходяться в поточному діловодстві. Якщо накопичилася велика кількість справ, їх перевіряють вибірково, щоб виходячи з вибірки отримати уявлення у тому, наскільки грамотно здійснюється діловодство у тому чи іншому відділі. При необхідності фахівець архіву може повідомити колегам свої рекомендації щодо усунення помилок та покращення оформлення.

Після того як документи вже здані в архів, здійснюють їхню науково-технічну обробку, яка включає також їх прошивку в тверду обкладинку. Зазвичай паралельно проводять переформування, внаслідок якого справи наново відповідно до нормативних вимог. Це робиться у разі, якщо в поточному діловодстві були допущені помилки чи відступи від правил.

Нормативні вимоги доступні для розуміння, проте фахівці різних підрозділів підприємства зазвичай припускаються багато помилок при оформленні справ. Тому обробнику згодом доводиться все переробляти. У таких випадках цьому співробітнику набагато легше зробити все наново відповідно до нормативних вимог, ніж намагатися виправити існуючу справу.

У зв'язку з цим у процесі підготовки справ до архівування найважливішим завданням співробітників відділів є перевірка повноти відображення. У переробці обкладинки немає необхідності, особливо якщо її було коректно оформлено ще в момент заведення справи. Достатньо перевірити, щоб обкладинки справ містили всю необхідну інформацію, у разі її відсутності необхідно буде доповнити її. Це необхідно для того, щоб уникнути зайвих дій у процесі обробки та прошивки справ, а також щоб співробітникам, які проводять цю операцію, було простіше розібратися у всіх документах.

Після включення всіх намічених справ із постійним та довготривалим терміном зберігання до здаткового опису документи необхідно передати до приміщення архіву. З корисними відомостями ви можете ознайомитися в окремій публікації, там ви також знайдете зразок і порядок заповнення даного опису. Якщо було вирішено відправити до архіву справи з терміном зберігання до 10 років, їх передачу можна здійснювати без складання описів. Облік у даному випадкуможна вести за номенклатурою справ.

Для того, щоб організувати зберігання великого обсягу документів, в організаціях створюється архів – самостійний структурний підрозділ, що забезпечує збереження документів тривалих термінів зберігання.

Для того, щоб організувати зберігання великого обсягу документів, в організаціях створюється архів - самостійний структурний підрозділ, що забезпечує збереження документів тривалих термінів зберігання.

При цьому справи, що мають термін зберігання понад 10 років, передаються до архіву не раніше, ніж через рік, і не пізніше ніж через три роки після їх завершення. Документи тимчасового терміну зберігання (до 10 років) до архіву не передаються та зберігаються у структурних підрозділах, у яких вони були створені.

Перед передачею документів до архіву чи їх знищенням слід провести експертизу цінності документів.

Проведення експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів (ЕЦД)– вивчення документів на підставі критеріїв їхньої цінності для визначення термінів зберігання документів*.

Для організації та проведення ЕЦД створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). У великих організаціях, крім ЕК, створюються центральні експертні комісії (ЦЕК). Вони надають методичну підтримку ЕК у роботі.

Основними функціями ЕК є:

організація щорічного відбору справ для зберігання та знищення;
розгляд та погодження проектів номенклатури справ організації, описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, у тому числі за особовим складом, актів про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню;
підготовка пропозицій про зміну термінів зберігання документів, що не передбачені переліками, та про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених переліками;
участь у підготовці та розгляді проектів нормативних та методичних документів з питань роботи з документами в організації;
методичне керівництво роботами у сфері забезпечення безпеки документального та архівного фондів організації.

Ці комісії можуть співпрацювати з експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) архівної установи, до якої буде передано документи організації. Така співпраця є обов'язковою, якщо організація є джерелом комплектування Архівного фонду Російської Федерації. До складу ЕК включають 35 найбільш кваліфікованих працівників організації та обов'язково – особа, відповідальна за архів.

Головою ЕК є один із заступників керівників організації.

Щороку під час проведення ЕЦД у структурних підрозділах проводиться:

відбір справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву;
відбір справ із тимчасовими термінами зберігання (до 10 років), що підлягають зберіганню у структурних підрозділах;
виділення до знищення справ за попередні роки, термін зберігання яких минув.

У «1С:Документообігу» реалізовано функцію відбору справ для передачі до архіву та для виділення справ до знищення.

Терміни зберігання справ визначаються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання та за номенклатурою справ організації.

У разі відбору документів особливу увагу слід приділяти справам постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання. Такі відносини потрібно переглядати полистно. Це дозволить виявити помилки, допущені для формування справ.

За результатами проведення ЕЦД в організації складаються:

описи справ постійного зберігання;
опис справ тимчасового (понад 10 років) зберігання;
опису справ з особового складу;
акти про виділення до знищення справ, які не підлягають зберіганню.

Документи в електронній формі включаються до самостійних описів.

Описи та акти розглядаються на засіданні ЕК організації одночасно, затверджуються керівником організації після затвердження ЕПК архівної установи (за потреби). Після цього організація має право знищувати справи, включені до цих актів.

До акту включаються справи, строк зберігання яких закінчився до 1 січня року, у якому складається акт. Наприклад, закінчені справи з трирічним терміном зберігання у 2015 р. можуть бути включені до акту, який буде складено не раніше 1 січня 2019 р. «1С:Документообіг» дозволяє заповнювати акт автоматично зі справ, термін зберігання яких минув. При цьому в акт не можна внести незакінчені справи та справи, термін зберігання яких ще не закінчився (рис. 1).

Акт про виділення для знищення справ складається автоматично з обраних для знищення справ за встановленою Правилами зберігання формою.

Справи, що підлягають знищенню передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформляється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість справ, що здаються, і вага паперової макулатури.

Електронні справи підлягають знищенню на загальних засадах. При цьому проводиться фізичне знищення носіїв, на яких вони записані або знищення програмно-технічними засобами.

Оформлення справ

Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом необхідно здавати до архіву для їх подальшого зберігання та використання. Підготовкою до передачі таких справ до архіву займається служба ДОП або секретарі структурних підрозділів. Підготовка справ у тому, щоб правильно їх оформити.

Для оформлення справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом передбачені такі операції:

підшивка або палітурка справи;
нумерація аркушів справи;
складання листа-завірювача;
складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів;
оформлення обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна не оформлювати. Досить правильно їх сформувати для зручного пошуку документів у разі потреби. Документи можуть залишатися у швидкозшивачі.

Насамперед документи підшиваються або переплітаються у справу. Попередньо слід видалити всі металеві скріплення, шпильки, скріпки та інші зайві предмети з документів для того, щоб при подальшому зберіганні вони, заіржавівши, не залишили слідів та не пошкодили папір.

Для надійного скріплення всіх документів вони переплітаються у тверду обкладинку з картону на 4 проколи. При цьому слід стежити, щоб текст документа, дати, візи та резолюції на них вільно читалися.

Для забезпечення збереження документів та закріплення порядку їх розташування всі листи (крім листа-завірювача та внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами по порядку в правому верхньому кутку листа простим олівцем або нумератором. Використання чорнила та кольорових олівців забороняється, оскільки при тривалому зберіганні вони можуть розпливтися та зіпсувати папір. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Якщо справа складається з кількох томів або частин, то листи нумеруються по кожному або по кожній частині окремо.

Якщо в нумерації аркушів було допущено невелику кількість помилок, то в цьому випадку можливе вживання літерних номерів аркушів (з літерами – наприклад, 2а, 2б, 2в). Якщо помилок занадто багато, то старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер листа. Наприкінці справи складається новий лист-завіритель, у своїй старий лист-заверитель закреслюється, але зберігається у справі.

У аркуші – завірителі справи зазначаються цифрами та прописом кількість аркушів у справі. Лист – засвідчувач справи підшивається у справу або наклеюється за верхню частину листа на внутрішній бік обкладинки наприкінці справи. Форму листа – засвідчувача справи встановлено Правилами зберігання**.

Внутрішній опис документів справи складається на окремому аркуші за встановленою формою, в якій містяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому зазначаються цифрами та прописом кількість включених до неї документів та кількість аркушів внутрішнього опису.

Якщо справа переплетена або підшита без бланка внутрішнього опису документів, складений за встановленою формою опис підклеюється до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Ще одним етапом в оформленні справи є оформлення її обкладинки. Обкладення справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом складається та оформляється за встановленою формою. Тут слід зазначати:

найменування організації та її безпосередню підпорядкованість;
найменування структурного підрозділу;
індекс справи;
номер тому (частини);
заголовок справи (томи, частини);
крайні дати справи (томи, частини);
кількість аркушів у справі (томі, частини);
термін зберігання справи;
архівний шифр справи;

Якщо найменування організації змінювалося протягом року, то обкладинці наводяться обидві назви, причому колишня назва береться дужки, а нове пишеться під нею.

У «1С:Документообігу» друкована форма обкладинки справи, внутрішнього опису та листа-завірювача створюється автоматично на підставі інформації, заведеної до картки справи (рис. 2).

Складання та оформлення описів справ

На всі завершені у діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом після проведення ЕЦД складаються архівні описи.

Описи складаються окремо:

на справи постійного зберігання;
справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;
справи з особового складу;
справи, які з документів, характерних лише цієї організації (судові, слідчі справи, наукові звіти на теми тощо. п.).

Підготовка електронних справ передачі до архів організації передбачає складання опису електронних справ.

Описи справ структурних підрозділів складаються за встановленою формою у трьох примірниках та подаються до архіву організації через рік після завершення справ у діловодстві.

Заголовки справ переносяться в опис із затвердженої номенклатури справ. В описі кожній справі присвоюється самостійний порядковий номер, при цьому зберігається валова нумерація на кілька років.

На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого доручається архів організації. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках за встановленою формою. Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується у двох примірниках. Описи схвалюються спочатку ЕК організації, та був затверджуються її керівником.

Наприкінці опису робиться підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються кількість справ, перший і останній номери справ з опису справ, і навіть обумовлюється наявність літерних і пропущених номерів у нумерації справ у описи.

Зведений опис вважається закінченим, якщо кількість заголовків справ кількох або одного річного розділу досягла 1000. В організаціях з невеликим обсягом справ постійного зберігання, що щороку утворюються (до 200 справ), опис вважається закінченим, якщо до нього включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років. .

Кожному закінченому опису надається номер. Зазвичай опис справи постійного зберігання має № 1, справи з терміном зберігання 10 років і більше – № 2, справи з особового складу – № 3 з додаванням буквеного індексу «л/с».

Описи справ складаються автоматично зі справ, обраних для передачі до архіву, за встановленою Правилами зберігання формою (рис. 3).

Терміни зберігання електронних та паперових документів ідентичні.

Систематизація у справі виконаних документів, які мають оригінал на паперовому носії, здійснюється відповідно до номенклатури справ організації шляхом проставлення відповідних позначок в обліковій картці документа.

Систематизація у справі виконаних електронних документів (що мають оригіналу на паперовому носії) не проводиться.

Внутрішні документи зберігаються у структурованій системі папок довідника «Внутрішні документи» у «1С:Документообігу 8», яка служить для впорядкування документів та обмеження доступу до них. Структура папок побудована за видами документів («Накази», «Розпорядження» та ін.).

Порядок передачі документів до архіву організації

Справи постійного та тимчасового зберігання понад 10 років та документи з особового складу передаються до архіву організації не раніше ніж через рік і не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.

Електронні документи можуть зберігатися у «1С:Документообігу» постійно. Необхідність видалення електронних документів із «1С:Документообігу» визначається під час проведення щорічної експертизи цінності документів.

по темі також статті: і .

* ГОСТ Р 7.0.8-2013. Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення (утв. наказом Росстандарту від 17.10.2013 № 1185-ст).

** Форми всіх документів, наведені в цьому розділі, встановлені у «Правилах організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органи місцевого самоврядування та організації», , затверджених наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526 (Зареєстровано у Мін'юсті Росії 07.09.2015 № 38830)