Ідеальний зразок договору оренди приміщення. Облік комунальних платежів при оренді майна Як правильно виставити рахунок за оренду приміщення

Деякі організації та ІП змушені орендувати приміщення для того, щоб мати можливість повноцінно провадити господарську діяльність. Цей варіант дозволяє уникнути турбот з урахуванням майна та заощадити кошти, оскільки відпадає необхідність у придбанні нерухомості. На підставі рахунку на оренду приміщення (зразок документа ви знайдете наприкінці статті) провадиться плата за приміщення, надане орендареві у тимчасове користування.

Рахунок на оренду приміщення: що це за документ?

Рахунок на оренду приміщення – це документ, що підтверджує факт встановлення орендодавцем певної плати та обов'язок орендаря сплатити її. Його виписують з метою отримання платежу за надане у користування житлове чи нежитлове приміщення. Документ складається виходячи з договору оренди.

Рахунок на оренду приміщення не є обов'язковим документом і не відноситься до «первинки», оформляти його при здачі майна в оренду не обов'язково. Але все ж таки він буде потрібний у тих випадках, коли договір оренди передбачає регулярне перерахування коштів до певної дати. Орендар, внісши оплату за рахунком, висловлює свою згоду з наданням послуги та її вартістю.

Які реквізити має містити рахунок

Документ немає суворої форми, жоден законодавчий акт не регламентує порядок його оформлення. Але при складанні документа необхідно вказати такі відомості:

повна назва орендодавця-юросіб або П.І.Б. індивідуального підприємця;

ІПН/КПП орендодавця;

платіжні реквізити орендодавця (банк, БІК, номер розрахункового та коррахунку);

дату складання рахунку;

найменування наданої послуги (оренда) та за який період;

вартість оренди,

сума ПДВ.

Важливо, щоб у документ було внесено повну та достовірну інформацію. Це дозволить уникнути проблем із перерахуванням коштів. За бажанням у рахунку можна вказати додаткові відомості:

термін оплати;

повідомлення про те, яким саме способом має бути внесено оплату;

контактні дані сторони, що виставила рахунок.

Документ підписує керівник організації, головний бухгалтер чи інша уповноважена особа. Друк ставиться за необхідності. Наявність підписів та друку не обов'язково. Зразок рахунку на оплату оренди нежитлового приміщення, розміщений нижче, можна взяти за основу під час складання аналогічного документа.

Хто складає документ?

У організаціях оформленням рахунків оплату зазвичай займаються співробітники бухгалтерії. Індивідуальні підприємці можуть скласти їх самостійно, оскільки особливих труднощів у цьому немає. Виставити рахунок можна у паперовій формі, а й у електронному вигляді (якщо з орендарем ведеться електронний документообіг).

Надати рахунок орендарю можна такими способами:

вручити особисто;

надіслати на електронну пошту;

надіслати документ листом поштою Росії.

Як скласти документ

Рахунок на оренду може мати таку структуру:

У верхній частині можна вказати актуальні банківські реквізити для безготівкової оплати: найменування організації-одержувача, банк одержувача, номер розрахункового рахунку, БІК, ІПН, КПП.

Після цього вказують найменування орендаря та його реквізити (ІПН/КПП, адреса, контакти зв'язку).

У заключній частині ставиться підпис керівника чи головного бухгалтера організації, яка виставила рахунок.

Не так багато компаній мають у власності нерухомість, частіше бізнес орендує офіси, склади та виробничі приміщення. Як врахувати такі витрати? Відповідь питання знає Тенгіз Бурсулая, провідний аудитор ЗАТ «АКФ “МИАН”».

До витрат на оренду приміщень можна зарахувати витрати на: орендну плату; комунальні послуги (якщо вартість електроенергії, тепла, води тощо, спожитих орендарем, відшкодовується понад орендну плату); ремонт знімної площі. Розглянемо на прикладах бухгалтерський та податковий облік цих витрат.

Орендна плата

Для початку розповім про бухоблік витрат на орендну плату. Вартість нежитлового приміщення, що знімається, в бухгалтерському обліку орендаря відображається на позабалансовому рахунку 001 «Орендовані основні засоби» в оцінці, встановленої договором, на дату фактичного отримання нерухомості (Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського облікуфінансово-господарську діяльність організацій, затверджена Наказом Мінфіну від 31 жовтня 2000 р. № 94н).

Витрати на оренду нежитлового приміщення, що використовується в основній роботі компанії, визнаються витратами за звичайними видами діяльності (п. 5 та п. 7 Положення з бухгалтерського обліку «Витрати організації» ПБО 10/99, затвердженого Наказом Мінфіну від 6 травня 1999 р. № 33н). Нарахування орендної плати відображається щомісяця за дебетом рахунку 20 «Основне виробництво» та кредитом рахунку 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами». При перерахуванні суми необхідно зробити запис за дебетом рахунки 76 і кредитом рахунки 51 «Розрахункові рахунки».

Тепер поговоримо про податки. Передача майна у найм визнається послугою (п. 5 ст. 38 НК РФ). за загальному правилу, ПДВ, пред'явлений організації, може бути прийнятий до відрахування на дату прийняття послуг до обліку на підставі правильно оформленого рахунку-фактури та за наявності відповідних первинних документів (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 ПК РФ) .

Зверніть увагу

Витрати орендаря на оплату вартості комунальних послуг (включно з ПДВ) враховуються у складі витрат за звичайними видами діяльності. Зазначені витрати визнаються у даному випадкуна дату одержання розрахункових документів від орендодавця.

Щодо податку на прибуток. Орендні платежі відносяться до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією. Про це йдеться в підпункті 10 пункту 1 статті 264 НК РФ. Нагадаю, що витратами визнаються обґрунтовані та документально підтверджені витрати (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Податковий кодекс переліку документів, якими можна підтвердити витрати на оренду приміщення, не встановлює. Згідно з офіційною позицією (листи Мінфіну від 26 серпня 2014 р. № 03-07-09/42594, від 24 березня 2014 р. № 03-03-06/1/12764, від 13 грудня 2012 р. № 03-11-06 /2/145, від 13 жовтня 2011 р. № 03-03-06/4/118, від 9 листопада 2006 р. № 03-03-04/1/742, УФНС по м. Москві від 17 жовтня 2011 р. № 16-15/ [email protected]), щоб підтвердити такі витрати достатньо мати: договір, укладений відповідно до цивільного законодавства; акт приймання-передачі майна; щомісячний акт здачі-приймання наданих послуг (якщо обов'язок його оформлення передбачено контрактом); платіжні документи, що підтверджують факт сплати орендних платежів.

У лютому 2016 року організація за актом приймання-передачі отримала у користування нежитлове приміщення. Його вартість визначена в договорі - 2500000 рублів. Приміщення використовується для виробництва продукції.

Орендна плата за місяць становить 35 400 рублів (у тому числі ПДВ 5400 руб.) І сплачується організацією в останній день поточного місяця, починаючи з місяця, в якому метри передані орендарю. Організація застосовує метод нарахування у податковому обліку, тоді записи у бухобліку виглядатимуть так:

У лютому 2016 року:

ДЕБЕТ 001
- 2500000 рублів - відображена вартість отриманого за договором оренди нежитлового приміщення. Первинний документ – акт приймання-передачі об'єкта нерухомості.

Щомісяця протягом дії договору оренди, починаючи з лютого 2016 року, потрібно робити такі записи:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 76
- 30 000 рублів - нараховано орендну плату (35 400 - 5400). Первинні документи: договір оренди, рахунок орендодавця;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 76
- 5400 рублів - відображено пред'явлений ПДВ. Первинний документ – рахунок-фактура;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 19
- 5400 рублів - пред'явлений ПДВ прийнято до відрахування. Первинний документ – рахунок-фактура;

ДЕБЕТ 76   КРЕДИТ 51
- 35 400 рублів - орендна плата перерахована орендодавцю. Первинний документ - виписка банку за розрахунковим рахунком.

Комунальні послуги

Вартість комунальних послуг, спожитих компанією, може відшкодовуватись власнику приміщення понад орендну плату на підставі окремої угоди або договору, в якій зазначено, що орендар відшкодовує власнику метрів його витрати на оплату таких послуг.

Витрати орендаря на оплату вартості комунальних послуг (з урахуванням ПДВ) враховуються у складі витрат за звичайними видами діяльності (п. 5 та п. 7 ПБО «Витрати організації» ПБО 10/99, затвердженого Наказом Мінфіну від 6 травня 1999 р. № 33н, п. 2 ст.346.11, пп.3 п. 2 ст.170 НК РФ). Зазначені витрати визнаються у разі на дату отримання розрахункових документів від орендодавця (п. 16 ПБУ 10/99).

У бухобліку ці витрати на оплату комунальних послуг орендодавцю відображаються за дебетом рахунків обліку витрат у кореспонденції з кредитом обліку розрахунків з орендодавцем – наприклад, рахунки 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами». При перерахуванні такої плати господареві приміщення провадиться запис за дебетом рахунку 76 та кредитом рахунку 51 «Розрахункові рахунки» (Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій, затверджена Наказом Мінфіну від 31 жовтня 2000 р. № 94н).

У бухобліку на останнє число кожного місяця оренди орендарю необхідно зробити проведення:

ДЕБЕТ 20 (26, 44)   КРЕДИТ 76
- Відображено вартість спожитих комунальних послуг, що відшкодовується орендодавцю.

Тепер поговоримо про податковий облік. З приводу ПДВ: відрахуванню підлягає податок, пред'явлений постачальниками товарів (робіт, послуг), придбаних реалізації операцій, визнаних об'єктами оподаткування цим податком (п. 2 ст. 171 НК РФ). Зазначені відрахування виробляються виходячи з рахунків-фактур постачальників (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Щодо податку на прибуток. З метою обчислення витрати орендаря відшкодування вартості спожитих комунальних послуг враховуються у складі матеріальних витрат (пп. 1 п. 2 ст. 253 і пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

За роз'ясненнями фіскалів (див. листи УФНС по м. Москві від 8 червня 2009 р. № 16-15/ [email protected], від 30 червня 2008 р. № 20-12/061162), витрати на оплату комунальних послуг орендодавцю мають бути документально підтверджені актами з розрахунками комунальних платежів та послуг зв'язку, складеними орендодавцем на підставі рахунків підприємств, що надали послуги. При способі нарахування вартість спожитих комунальних послуг враховується у витратах на дату отримання рахунків та актів від орендодавця (п. 2 ст. 272, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Відповідно до умов договору, орендодавець платить 11 800 рублів (зокрема ПДВ 1800 руб.) на місяць і компенсує вартість спожитих комунальних послуг.

Розмір компенсації визначається розрахунковим шляхом виходячи із показань приладів обліку про споживання електрики та води за період. Розрахунок вартості послуг з теплопостачання проводиться виходячи з відношення площі, що орендується, до загальної площі приміщень орендодавця.

За звітний місяць вартість послуг становила 2950 рублів (зокрема ПДВ 450 руб.).

В обліку організації-орендаря розрахунки з орендної плати та компенсацію вартості комунальних послуг слід відобразити такими записами:

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 76
- 10 000 рублів - відображена орендна плата за звітний місяць (11 800 - 1800). Первинні документи: договір оренди, акт приймання-передачі приміщення;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 76
- 10 000 рублів - відображено ПДВ із суми орендної плати. Первинний документ: рахунок-фактура;

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 76
- 2500 рублів - відображена вартість комунальних послуг, що підлягає відшкодуванню орендодавцю. Первинні документи: договір оренди, рахунок орендодавця на оплату комунальних послуг; копії рахунків комунальних служб;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 76
- 450 рублів - відображено ПДВ із суми оплати комунальних послуг. Первинний документ: рахунок-фактура;

ДЕБЕТ 68/ПДВ   КРЕДИТ 19
- 2250 рублів - прийнятий до відрахування ПДВ з орендної плати та комунальних послуг (1800 + 450). Первинний документ: рахунок-фактура;

ДЕБЕТ 76   КРЕДИТ 51
- 14750 рублів - оплачена орендна плата і відшкодована вартість комунальних послуг (11800 + 2950). Первинний документ: витяг банку за розрахунковим рахунком.

Витрати на ремонт

Відповідно до пункту 2 статті 616 Цивільного кодексу орендар зобов'язаний підтримувати майно у справному стані, проводити за свій рахунок поточний ремонт та нести витрати на утримання майна, якщо інше не встановлено законом або договором.

Витрати на підтримку основних засобів у справному стані, у тому числі орендованих ОЗ, є витратами за звичайними видами діяльності та включаються до собівартості проданих товарів (п. п. 5, 7, 9 Положення з бухгалтерського обліку «Витрати організації» ПБО 10/99, затвердженого Наказом Мінфіну від 6 травня 1999 р. № 33н).

На підставі пунктів 16, 18 ПБО 10/99 витрати на поточний ремонт приміщення визнаються у бухгалтерському обліку на дату підписання акта приймання-здавання виконаних робіт. Такі витрати приймаються у сумі, що визначається виходячи з ціни та умов, встановлених договором між організацією та постачальником товарів (робіт, послуг) (п. 6 ПБО 10/99).

Витрати по ремонту метрів, що орендуються, відображаються в обліку торгової організації з дебету рахунку 44 «Витрати на продаж» у кореспонденції з кредитом рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» (План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та Інструкція щодо його застосування, затверджені Наказом Мінфіну від 31 жовтня 2000 р. № 94н).

Зверніть увагу

Витрати на підтримку основних засобів у справному стані, зокрема орендованих ОС, є витратами по звичайним видам діяльності і входять у собівартість проданих товарів.

Сума ПДВ, пред'явлена ​​постачальником товарів (робіт, послуг), відображається за дебетом рахунку 19 «Податок на додану вартість за придбаними цінностями» у кореспонденції з кредитом рахунку 60. Сплачену суму податку організація має право прийняти до відрахування за наявності рахунку-фактури та документів, підтверджують оплату робіт (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

ПДВ відображається в обліку за дебетом рахунка 68 «Розрахунки з податків та зборів» у кореспонденції із кредитом рахунка 19.

Для цілей оподаткування прибутку витрати на ремонт орендованого приміщення відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (пп. 2 п. 1 ст. 253, ст. 260 НК РФ).

При визнанні витрат шляхом нарахування такі витрати визнаються як витрати у тому звітному періоді, у якому їх було здійснено, незалежно від своїх оплати (п. 5 ст. 272 ​​НК РФ). Вони є непрямими (ст. 320 НК РФ).

Торгова організація орендує складське приміщення. Відповідно до умов укладеного договору, компанія зобов'язана, за необхідності, своєчасно і за наявності дозволу орендодавця власним коштом проводити поточний ремонт займаної площі.

У звітному місяці фірма відремонтувала покрівлю складського приміщення.

Для проведення робіт організація скористалася послугами ремонтно-будівельної фірми. Договірна вартість ремонту становила 59 000 рублів (зокрема ПДВ 9000 руб.). Цього ж місяця підписано акт приймання-здачі виконаних робіт. Доходи та витрати з метою оподаткування прибутку організація визначає шляхом нарахування.

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 60
- 50 000 рублів - відбито вартість робіт з поточного ремонту (59 000 - 9000). Первинний документ: акт приймання-здавання виконаних робіт;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 60
- Відображено суму ПДВ, пред'явлену ремонтно-будівельною фірмою. Первинний документ: рахунок-фактура;

ДЕБЕТ 60   КРЕДИТ 51
- 59 000 рублів - оплачено ремонтно-будівельній фірмі за роботи. Первинний документ: виписка банку за розрахунковим рахунком;

ДЕБЕТ 68/ПДВ   КРЕДИТ 19
- 9000 рублів - прийнята до вирахування сума ПДВ з ремонтних робіт. Первинні документи: виписка банку за розрахунковим рахунком, рахунок-фактура.

Допомагайте вашому бізнесу розвиватися

Безцінний досвід вирішення актуальних завдань, відповіді на складні питання, спеціально відібрана свіжа інформація у пресі для бухгалтерів та управлінців.

І пролонгації діючих орендодавці, як правило, пропонують свої шаблонні тексти. Вони часто криються пастки, які потім позбавляють орендаря права на відрахування ПДВ і списання витрат. Тому на стадії переговорів варто оцінити запропоновані умови угоди з погляду податкового ризику.

Деякі з умов оренди мають бути в договорі обов'язкові, інакше він вважатиметься неукладеним. Інші умови можна прописати так, як вашої компанії. Договір оренди приміщення наведено нижче, це приклад. Ті позиції договору, які можна викласти інакше, позначені у зразку цифрами. Альтернативні варіанти формулювань цих положень розміщені у таблиці (див. далі у статті).

Варіанти формулювань для договору оренди офісу

Орендоване майно

Насамперед перевірте, щоб у договорі було докладно описано майно, яке ваша компанія бере в оренду (п. 3 ст. 607 ЦК України). Тобто вказано його вид (будівлю, приміщення), (або умовний) номер, адресу, поверховість, площу. Якщо ваша компанія орендує окреме приміщення, до договору зазвичай додають план його розташування на поверсі.

Ці ж дані мають бути в акті, яким оформляється передача об'єкта оренди (п. 1 ст. 655 ЦК України). Причому при оренді нерухомості цей документ є обов'язковим. Інакше податківці можуть зняти витрати на оренду як не підтверджені документами (лист від 13 жовтня 2011 р. № 03-03-06/4/118).

Орендна плата

Розмір орендної плати - ще одна обов'язкова умова угоди (п. 1 ст. 654 ЦК України). Контрагент готовий надати пільги і не вимагати плати за якийсь період, наприклад, за перші місяці оренди? Тим не менш, радимо у договорі уникати формулювань про те, що орендар користується майном безкоштовно. Інакше перевіряльники можуть донарахувати дохід як економічної вигоди від безоплатного користування (п. 8 ст. 250 НК РФ).

Тому краще перерахувати орендну плату так, щоб її сума враховувала надану контрагентом пільгу. Наприклад, ставка оренди становить 390 руб. за кв. м на місяць. Термін оренди - рік. Перші два місяці компанія користується майном безплатно. Тоді загальна сума оренди становитиме 3900 руб. (390 руб. х 10 міс.). Отже, у договорі можна зазначити ставку 325 руб. за кв. м (3900 руб.: 12 міс.).

Комунальні послуги

Договори з енергопостачальними організаціями, як правило, укладають орендодавці. Тому саме на їхню адресу виставляють рахунки за комуналкою. А орендарі згодом компенсують ці витрати. Є кілька варіантів такої компенсації.

Включити вартість послуг до орендної плати. Саме така умова є найбільш вигідною для розрахунку податків. Адже в цьому випадку ваша компанія зможе заявити відрахування ПДВ із повної суми орендної плати без жодних складнощів.

У цьому можна жорстку ставку оренди. Або прописати, що орендна плата складається з двох частин: фіксованої та змінної, яка залежить від спожитих орендарем послуг. Але для вирахування ПДВ та обліку витрат необхідна первинка, що підтверджує розрахунок змінної частини орендної плати. Це може бути акт або довідка-розрахунок із додатком копій рахунків постачальників комунальних послуг. Тому у договорі встановіть обов'язок контрагента надавати такий документ.

Перераховувати плату за комунальні послуги окремо від орендної плати. В цьому випадку відрахування з комунальних платежів заявити не вдасться. Адже податківці вважають, що орендодавець не повинен переставляти рахунки-фактури на комунальні послуги. Більше того, включити цю суму ПДВ у витрати чиновники також не дозволяють (лист Мінфіну Росії від 14 травня 2008 р. № 03-03-06/2/51).

Хоча судді вважають, що компанія може прийняти ПДВ до вирахування за рахунком-фактурою орендодавця (постанова Президії ВАС РФ від 25 лютого 2009 р. № 12664/08). Але, щоб не сперечатися з податківцями, краще включити комуналку в орендну плату.

Додамо, що ще можна укласти агентський договір, за яким орендодавець набуває для компанії комунальних послуг. Або включити таку умову до договору оренди приміщення. Але у цьому випадку також можливі претензії податківців.

Справа в тому, що агент повинен укладати угоди виключно на користь принципала (лист Мінфіну Росії від 21 січня 2013 р. № 03-11-06/2/07). А в цій ситуації виходить, що договори з постачальниками комунальних уклав ще до того, як ваша компанія надала йому таке доручення. Тому не виключено, що податківці вважатимуть посередницьку фіктивну схему і заявлять, що орендодавець неправомірно переставляв вам рахунки-фактури.

Термін оренди

Найзручніше, якщо термін оренди становить менше року. Тоді договір не потрібно реєструвати в Росреєстрі (п. 2 ст. 651 ДК РФ). Або можна взагалі не вказувати термін оренди у договорі. Таку угоду теж не доведеться реєструвати (п. 11 інформаційного листа Президії ВАС РФ від 16 лютого 2001 № 59). Але є суттєвий мінус. Орендодавець може будь-коли відмовитися від договору, повідомивши про це компанії за три місяці. Хоча, якщо контрагент погодиться, термін такого повідомлення можна збільшити, наприклад, до шести місяців (п. 2 ст. 610 ЦК України).

Якщо встановити термін оренди, рівний року і більше, потрібно буде реєструвати як договір, а й будь-які доп угоди щодо нього (п. 2 ст. 164 ДК РФ). Таке правило діє з 1 вересня 2013 року.

Якщо хочете уникнути держреєстрації, то термін оренди має бути максимум 364 дні (365 днів у високосному році). Наприклад, з 1 січня до 30 грудня 2015 року включно (а не до 31 грудня). Інакше вважатиметься, що договір укладено рівно на рік, і його треба реєструвати (п. 2 ст. 651 ЦК України).

Витрати на ремонт

За загальним правилом орендар зобов'язаний проводити поточний ремонт, а орендодавець капітальний. Але в договорі можна встановити інші правила (ст. 616 ЦК України). Скажімо, якщо компанія планує сама оплачувати витрати на капітальний ремонт, треба закласти це у договорі. Інакше податківці знімуть витрати.

Відповідальність сторін

Штрафи чи пені можна вимагати з контрагента, якщо вони прямо передбачені у договорі (ст. 330 ДК РФ). Якщо написати розхожу шаблонну фразу «сторони несуть відповідно до законодавства РФ», то згідно із законом вдасться стягнути лише відсотки за користування чужими за ставкою рефінансування (ст. 395 ЦК України). Тобто, наприклад, із орендаря за затримку орендної плати.

Тому в розділі про відповідальність вигідніше встановити конкретний розмір, щоб він був нижчим, ніж відсотки, розраховані за статтею 395 Цивільного кодексу РФ.

Дія договору

Нерідко компанія починає користуватися майном ще до того, як сторони Щоб податківці не чіплялися до витрат на оренду за той період, коли договір не було укладено, пропишіть у ньому таку умову: договір поширюється на відносини сторін, що виникли до його укладання (п. 2 ст.425 ЦК України).

До речі, на держреєстрацію правочину така умова не вплине. Наприклад, ваша компанія терміном на 10 місяців. Але ще раніше компанія протягом п'яти місяців фактично користувалася майном контрагента. Проте з метою держреєстрації термін оренди становить 10 місяців, а чи не 15.

Додамо, що для обліку витрат також знадобиться акт, який підтверджує, що ваша компанія отримала майно у користування до того, як уклала договір.

До оренди нежитлових приміщень застосовуються вимоги ДК РФ, передбачені для оренди будівель та споруд (інформаційний лист Президії ВАС РФ від 01.06.2000 № 53).

Тобто договір оренди нежитлового приміщення має передбачати розмір орендної плати. За відсутності узгодженого сторонами в письмовій формі умови розмір орендної плати договір оренди нежитлового приміщення вважається неукладеним (п. 1 ст. 654 ДК РФ).

При цьому, якщо інше не передбачено договором, розмір орендної плати може змінюватися за згодою сторін у строки, передбачені договором, але не частіше ніж один раз на рік (п. 3 ст. 614 ЦК України).

Тобто уклавши договір оренди нежитлового приміщення, сторони договору визначають і суму щомісячної орендної плати.

Відповідно до пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ орендні платежі за орендоване майно відносяться до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією. При цьому витрати у вигляді орендних платежів враховуються для оподаткування прибутку за умови їх відповідності вимогам п. 1 ст. 252 НК РФ. Тобто зазначені витрати мають бути економічно виправдані, підтверджені документами та здійснені для діяльності, спрямованої на отримання доходу.

Відповідно до пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при застосуванні методу нарахування датою здійснення витрат у вигляді орендних платежів визнається одна з дат:

Дата розрахунків відповідно до умов укладених договорів;

Дата пред'явлення платнику податків документів, які є підставою до проведення розрахунків;

Остання кількість звітного періоду.

Організація може обрати один із трьох запропонованих у пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способів визнання витрат у вигляді оплати стороннім організаціям за надані ними послуги та закріпити його в обліковій політиці (листи Мінфіну Росії від 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС Росії по м. Москві від 06.08.2009 №16-15/080966).

У цьому з метою оподаткування здавання майна у найм є наданням послуг, т.к. результати такої діяльності не мають матеріального вираження, реалізуються та споживаються у процесі здійснення цієї діяльності (п. 5 ст. 38 НК РФ).

Відповідно, якщо сторонами укладено договір оренди та підписано акт прийому-передачі майна, що є предметом оренди, то з цього випливає, що послуга реалізується (споживається) сторонами договору і, отже, у організацій є підстава для включення до складу податкової бази з податку на прибуток сум доходів від реалізації такої послуги (орендодавець) та витрат у зв'язку із споживанням послуги (орендар) (листи УФНС Росії по м. Москві від 30.06.2008 № 20-12/061162, від 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНП Росії від 05.09.2005 № 02-1-07/81).

Крім того, глава 34 ЦК України, що регулює правовідносини за договором оренди, не вимагає від орендаря та орендодавця щомісячного підтвердження виконання сторонами своїх зобов'язань за договором оренди шляхом складання актів. Таким чином, щомісячного складання актів наданих послуг за договором оренди (субаренди) для цілей документального підтвердження витрат у вигляді орендних платежів, якщо інше не випливає з умов договору, не потрібно (лист Мінфіну України від 16.11.2011 № 03-03-06/1 /763, від 13.10.2011, № 03-03-06/4/118, від 06.10.2008, № 03-03-06/1/559, від 09.11.2006, № 03-03-04/1/742).

У ситуації умовами договору оренди також не передбачено і виставлення рахунків на оплату (передоплату).

При цьому виставлення рахунку на оплату не є обставиною, з якою закон або договір про надання послуг пов'язують виникнення зобов'язання замовника по оплаті послуг (постанова ФАС Московського округу від 20.12.2012 № Ф05-14578/12 у справі № А40-10258/201 .

З іншого боку, витрати, прийняті з оподаткування з урахуванням положень глави 25 НК РФ, визнаються такими у тому звітному (податковому) періоді, до якого вони ставляться, незалежно від часу фактичної виплати коштів (п. 1 ст. 272 ​​НК РФ).

Відповідно, виставлення чи невиставлення рахунків на оплату, саме собою не призводить до виникнення будь-яких податкових зобов'язань.

Підведемо підсумки. Отже, на підтвердження витрат на оренду приміщення необхідні такі документи: укладений договір оренди, документи, що підтверджують оплату орендних платежів, акт приймання-передачі орендованого майна. При цьому для підтвердження правомірності визнання витрат складання щомісячних актів про надані послуги та рахунки на оплату (передоплату) не потрібно, якщо тільки їх складання прямо не передбачено договором оренди.

З текстами документів, згаданих у відповіді експертів, можна ознайомитись у довідковій правовій системіГАРАНТ .

Не рідко ситуація, коли організація для свого розміщення змушена орендувати офісні та виробничі приміщення. Ці витрати можна враховувати у витратах підприємства.

Загальний облік витрат на оренду

Оренда приміщення може включати постійну (фіксована ціна за квадратний метр) та змінну частину (комунальні платежі, електроенергія). За наявності в умовах договору змінної орендної плати власник приміщення самостійно сплачує суму цих зобов'язань керуючим компаніям, а потім виставляє орендарю рахунок пропорційно до спожитих послуг.

На останнє число місяця організація включає витрати на оренду приміщення у витрати. Від призначення площі (склад, офіс, виробничий цех тощо) залежить вибір рахунку відображення нарахування орендної плати:

• По дебету: 20, 44, за кредитом -.

• Дебет 60 Кредит.

Орендодавець, який є платником ПДВ, виставляє рахунки-фактури:

• Дебет 19 Кредит 60 -вхідний ПДВ;
• Дебет 68 ПДВ Кредит 19 – ПДВ прийнято до відрахування.

Але це можливо, якщо приміщення використовується для потреб, які оподатковуються.

Організація орендувала офісне приміщення площею 30 м2. Вартість 1200 руб/м на місяць (ПДВ 183 руб.).

Проведення:

Облік покращень

Орендар може покращувати майно: робити ремонт, встановлювати сигналізацію, змінювати вікна, двері та інше. Їх поділяють на:

• Віддільні - ті, які можна демонтувати без пошкоджень для приміщення власника (наприклад, кондиціонер).
• Невіддільні – покращення, які неможливо перемістити, забрати без пошкоджень для приміщення після закінчення терміну оренди (наприклад, косметичний ремонт).

Невіддільні поліпшення мають здійснюватися після погодження з орендодавцем, інакше він має право не відшкодовувати їхню вартість. Винятком є ​​проведення капітального ремонтущо збільшує первісну вартість об'єкта нерухомості.

Витрати на невід'ємні поліпшення враховуються:

• по дебету рахунки 08 і кредиту рахунків, завдяки яким вони були зроблені 10, 20, і т.д.

Сам факт невіддільного поліпшення, а точніше його прийняття до обліку відображається записом:

• Дебет 08 Кредит 01 (для капітальних вкладень).

За поліпшеннями в даному випадку ПДВ приймають до вирахування. Коли поліпшення пов'язане з підтримкою приміщення в робочому стані, витрати списуються одноразово проводкою:

• Дебет 08 Кредит 91.2.

Якщо роботи не були погоджені з орендодавцем і він відмовляє у відшкодуванні витрат, залишкова вартість (після нарахування амортизації за час строку оренди приміщення) поліпшень списується як безоплатна передача (Дебет 91.2 Кредит 01), яка оподатковується ПДВ (дебет 91.2 Кредит 68).

У разі, коли орендодавець відшкодовує витрати орендаря на невід'ємні поліпшення, роблять проведення:

• Дебет 60 Кредит 08.

Організація здійснила ремонт орендованого приміщення за згодою орендодавця, який згодом відмовився відшкодовувати витрати. Сума витрат склала: матеріали 273525 руб. (ПДВ 41 724 руб.), Послуги організації, що виконує ремонт - 120 000 руб. (ПДВ 18 305 руб.). Орендна плата за договором становить 65 000 руб. на місяць (ПДВ 9915 руб.). Термін використання приміщення після ремонту – 18 місяців. Амортизація складає 5280 руб. в місяць.

Проведення: