Як зняти Х-звіт по касі: що це, куди підшивати, на відміну від Z звіту. Як працювати на касі Як зняти їх звіт

Операції з ККМ - це основний набір функцій для роботи з фіскальним реєстратором. Викликаються операції з робочого столу за кнопкою

Принципи роботи

Під операціями з ККМ ми розуміємо такі операції:

1. Зняття Z-звіту. Z-звіт (звіт із гасінням) – це підсумковий звіт щодо поточного касового дня. Зняттям Z-звіту завершується поточний касовий день і починаєте новий.

2. Пробиття нульового чека для перевірки працездатності ККМ.

3. Перевірка часу на ККМ та у системі та за необхідності синхронізація часу.

4. Зняття Х-звіту. Х-звіт (звіт без гасіння) – це аналог Z-звіту (звіту з гасінням), який відрізняється від нього лише тим, що не закриває касовий день. Використовується зазвичай протягом зміни, щоб дізнатися проміжні підсумки по касовому дню, та вилучити виторг.

5. Внесення до каси готівки. Наприклад, розмінних грошей.

6. Вилучення з каси готівки. Наприклад, виручки.

Будь-яку з операцій з ККМ можна виконати як із завдання " Офіціант", так і із завдання" Адміністратор залу".

Діалог операцій із ККМ

Закладка основні команди з касою Основні" - це набір операцій, що найчастіше використовуються. Ми припускаємо, що касир або бармен, який користується касою і виконує роль касира ознайомився з керівництвом користування касовим апаратом, пройшов відповідне навчання, і ми не вдаємося в подробиці, що таке, наприклад, Z-звіт і який порядок, і регламент його зняття.Сервісний інженер з кас та представники податкової службиможуть дати вичерпну інформацію.

Основними командами можна скористатися протягом дня між змінами.

Друк нульового чека

"Надрукувати нульовий чек- пробити порожній чек, при цьому відкриється грошова скринька.

Зняття X-звіту

"Зняти X-звіт- зняти звіт із гасінням.

Зняття Z-звіту

"Зняти Z-звіт- зняти звіт із гасінням.

Звірка за чеками

Звіт Звірка за чеками" описаний нижче у розділі "Звіти"

Внесення грошей до каси

"Внести гроші- Внести розмінні гроші в касу.

Вилучити гроші

"Вилучити гроші- вилучити гроші з каси.

Службові

Закладка Службовімістить дві команди службового характеру.

Список активних ККМ

Оскільки кас у системі може бути кілька, то у списку вибираємо потрібний апарат та виконуємо команду для вибраного пристрою.

"Встановити час" - синхронізація часу комп'ютера та фіскального реєстратора. При пробитті нульового чека теж відбувається перевірка на якийсь час, але цією командою можна синхронізувати примусово.

"Закрити чек" - вирішення аварійних ситуацій, закриття чека. В результаті обриву зв'язку, збою електрики або ще з якихось причин у пам'яті фіскального реєстратора може залишитися останній не закритий чек. Ця команда примусово закриває чек і повертає фіскальний реєстратор до нормальної роботи. Якщо ніякі операції з реєстратором не можуть бути здійснені, якщо навіть закриття чека не призвело до позитивних результатів, варто звернутися до сервіс-інженера по касах.

Помилки ККМ

У цьому розділі ми наводимо опис помилок ККМ з методами їх усунення.

(поточний звіт – без гасіння – без закриття) можна отримати, натиснувши кнопку на верхній панелі "X-звіт"або "F1", далі стрілкою на клавіатурі "вгору", "вниз" вибрати поле "Зняти X-звіт" і натиснути клавішу "Enter". Попередньо у поточному вікні відкриється X-звіт (Мал. X-звіт), якщо його необхідно роздрукувати (якщо підключено ККМ) – натисніть клавішу Enter. Звіт буде виведено на папері.

"Z-звіт"або F1, далі стрілкою на клавіатурі вниз вибрати поле Зняти Z-звіт і натиснути клавішу Enter. Попередньо у поточному вікні відкриється Z-звіт (Мал. Z-звіт). Після натискання клавіші «Enter» звіт буде виведено на папері (підключена ККМ), зміна закриється, сума д/я обнулиться. Програма видасть повідомлення: "Зміна закрита" (Мал. Зміна закрита). Якщо поточна зміна ще не відкрита, АРМ Кассир виведе вікно попередження «Зміна закрита, операція неможлива».

Зміна закрита

Зняття звіту секцій можна отримати, натиснувши F1 і перейти стрілкою на клавіатурі вгору, вниз вибрати поле Зняти звіт секцій, натиснути клавішу Enter.

Для закриття програми натисніть "Ctrl"^"Q" - в даному випадкуПовідомлення (запит на підтвердження дії) не висвічується. Звернемо увагу: якщо в налаштуваннях АРМ Касир у розділі «Загальні», встановлено параметр «Вимкнути комп'ютер при виході з програми», то ця дія не призведе до вимкнення комп'ютера. При натисканні клавіш «Alt»^F4 або кнопки з хрестиком на верхній панелі праворуч, Вам АРМ запропонує підтвердити операцію виходу (Мал. 41). Щоб підтвердити завершення роботи, натисніть клавішу «Enter», для скасування дії – «стрілка вправо» на «Скасувати», потім «Enter».

Вихід із програми

X, Z – звіт банку і друк останнього чека, пробитого банком.

Зняття (отримання) X – звіту(поточний звіт) – без гасіння – без закриття) можна отримати, натиснувши кнопку на верхній панелі "Термінл X-звіт"або "F1", далі стрілкою на клавіатурі "вгору", "вниз" вибрати "банківські звіти", натиснути клавішу "Enter" і вибрати поле "Запросити X-звіт", натиснути клавішу "Enter". Звіт буде виведено на банківському терміналі.

Зняття (отримання) Z – звіту(закриття, гасіння) можна отримати, натиснувши кнопку на верхній панелі "Термінл Z-звіт"або "F1", далі стрілкою на клавіатурі "вгору", "вниз" вибрати "банківські звіти", натиснути клавішу "Enter" і вибрати поле "Запросити Z-звіт (звірка підсумків)", натиснути клавішу "Enter". Роздрукується Z-звіт за терміналом (звірка підсумків), зміна банку закриється. Щоб роздрукувати останній пробитий чек по банку, необхідно натиснути кнопку F1 за допомогою стрілки спуститься вниз, вибрати Банківські звіти, натиснути клавішу Enter і вибрати поле Роздрукувати останній проведений чек. З'явиться віконце, в якому потрібно вибрати, який саме чек ви хочете роздрукувати.

p align="justify"> Робота з технікою ККМ при здійсненні готівкових розрахунків вимагає від касира точності ведення операцій. У процесі здійснення прийому коштів та видачі документів можуть знадобитися поточні дані. Одною з важливих функційКонтрольно-касової техніки є можливість отримати відомості про розрахунки з початку касової зміни без гасіння. Про проведені операції протягом зміни можна дізнатися з Х-звіту. У статті ми розглянемо, як зняти Х звіт по касі, куди він підшивається і чим відрізняється від Z-звіту.

Частота збору даних на касі

При знятті Х-звіту не проводиться гасіння даних зміни та обнулення поточного виторгу. Формувати Х-звіт можна необмежену кількість разів. Кількість разів вибірки не відображається в інших звітах чи фіскальній пам'яті контрольно-касової техніки. Показники не вносяться до журналу касира-операціоніста.

Зняття Х-звіту не закриває касову зміну на відміну відZ-звіту, що гасить поточну виручку. На документі Х-звіті буде зазначено: «добовий звіт без гасіння».

Х-звіт використовується для внутрішнього контролю руху виручки. На підставі отриманих даних користувачі можуть вирівнювати показники, перевіряти надходження виручки та проводити поточний аналіз продажу.

Порівняння особливостей Х-звіту та Z-звіту

Х-звіт має значні відмінності від Z-звіту за призначенням, документальним відображенням та наслідками формування.

Дані Х-звіту дозволяють запобігти штрафам, що накладаються при порушенні касової дисципліни. Розглянемо один із можливих випадків проведення контролю на підставі показників Х-звіту.

Підприємство ТОВ «Карамель» ухвалило рішення використати для розрахунків із покупцями через ККМ розмінну монету. Після відкриття зміни суму було внесено касиром до грошової скриньки без проведення у порушення інструкції. Протягом робочого дня адміністратор товариства "Карамель" перевірила стан розрахунків шляхом зняття Х-звіту. У документі не було відображено операцію «внесення» після приходу розмінного фонду. Адміністратор запропонувала касиру виправити ситуацію, запобігши можливому штрафу у разі перевірки Інспекції ФНП.

Які дані містить повний Х-звіт?

Відомості Х-звітів переважно використовуються для звіряння отриманого виторгу з документами, проведеними по касі. Найбільш поширеним варіантом є повний звіт із загальними згрупованими даними.

Звіт формують контролю дій, вироблених касиром, і містить дані:

• Кількості операцій, здійснених протягом періоду.
• сум готівки, отриманих від покупців.
• Коштів, внесених як розмінну монету.
• Чеків, оплачених безготівковим розрахунком із використанням карток.
• сум, виданих як повернення (якщо дана модель ККМ має зазначену функцію у звіті).
• Величини залишку коштів у касі.
• Наявність відстрочених чеків.
• Виділених податків та наданих знижках.

Касири часто використовують Х-звіт для перевірки дати, часу, реквізитів підприємства на початку зміни. За відповідністю нормі отриманих у звіті даних часто судять про справність техніки. Одноразовий збій у показаннях періоду не є ознакою поломки і може бути викликаний стрибком у мережі. При збоях, що регулярно повторюються, в даті і часі необхідно звернутися в сервісну службу. Причина поломки залежить від типу техніки.

Види Х-звітів

Крім добових звітів з укрупненими даними під час роботи ККМ є можливість сформувати та роздрукувати звіт за вужчими показниками. Формування Х-звітів за показниками необхідне проведення поточного аналізу, здійснення внутрішнього контролю за рухом товару чи активністю попиту по відділам. Аналітичні дані поточного касового використовуються в торгових організаціях із значними оборотами.

Розглянемо випадок необхідності зняття Х-звіту під час проведення повернення. До торгового підприємства «Новинка» звернувся покупець з метою повернення товару з ознаками прихованого шлюбу, набутого того ж дня. Чек купівлі втрачено, але товар був визнаний продавцем як проданий у цій торговій точці. На підтвердження факту продажу адміністратор компанії «Новинка» зняв Х-звіт. Претензія покупця була схвалена адміністратором, на підставі якої касиром здійснено повернення з оформленням акта № КМ-3.

Випадки необхідності зняття касиром Х-звіту

У процесі роботи з технікою ККМ контролююча функція звіту використовується касиром для дій:

• Контролює закриття зміни Z-звітом попереднім касиром.
• Перевірка даних каси про дату або час початку відкриття зміни.
• Контролює проведення чека по касі під час збою в електромережі в момент друку чека.
• Підтвердження запису суми під час отримання чека з написом «документ недійсний»
• Надання даних керівнику або старшому касиру за їх обґрунтованими запитами.

Після закриття касової зміни Х-звіт роздрукувати неможливо.Документ дозволяє отримати лише поточні дані операцій. Показники попередніх касових змін можна отримати з блоку ЕКЛЗ.

Особи, які мають допуск до зняття звітності з ККМ

Формування поточних Х-звітів провадиться працівником, який відповідає за ведення операцій відкритої касової зміни або іншою уповноваженою на дію особою. Звіт мають право роздруковувати особи:

• Касири, працевлаштовані на посаду та мають договір про матеріальну відповідальність (умова необов'язкова та встановлюється на розсуд роботодавця). Інші працівники підприємства навіть на якийсь час переривали роботу касира не мають права обслуговувати ККМ. Касир повинен мати дозвіл на друк Х-звітів.
• Адміністратори, старші касири, що мають пароль доступу до режиму формування звіту без гасіння виручки. Право надається керівником.
• Фахівці сервісного центру ЦТО під час налагодження або усунення поломок. Доступ до техніки здійснюється за заявкою керівника або відповідальної особи.
• Інспектори податкових органів при перевірці відповідності готівки та документів каси ККМ за згодою керівника та через осіб, які мають доступ.

Порядок та періодичність зняття звіту встановлюється наказом. За відсутності наказу та обмежень касир має право перевіряти стан готівки у касі без дозволу керівництва.

Обмеження доступу до зняття Х-звітів

Ряд підприємств обмежує можливості касирів отримання поточного стану каси. При забороні допуску до ККМ встановлюється пароль, що не збігається з паролем касира для роботи та особистої ідентифікації.

Обмежений доступ пояснюється особливістю внутрішнього розпорядку та встановлюється для усунення ситуацій:

• Запобігання розкраданню готівки.
• Оприбуткування надлишків коштів.
• Погашення недостач при їх виявленні у поточному обороті.

За відсутності можливості у касира безконтрольного зняття Х-звіту запобігають ситуації обчислення покупців та розкраданню надлишків готівки з грошової скриньки.

Мінусом обмеженого доступу до поточних даних є відсутність можливості у касира коригувати стан виручки, яку перевіряють органи контролю. При перевірці ІФНС у складі планового контролю або заходу за графіком відділу ККМ може виникнути ситуація виявлення надлишків у грошовій скриньці каси, що спричинить накладення штрафу.

Проблеми при формуванні або друку Х-звіту

Касова техніка може виходити з ладу до закінчення терміну експлуатації. Причиною поломки може бути безграмотне обслуговування техніки або виходу з ладу деталей, від яких залежить працездатність обладнання. У ряді випадків виявити поломку дозволяє зняття Х-звіту.

Форма не є первинним документомобліку та не підлягає зберіганню для ведення бухобліку чи оподаткування. Підприємство може зберігати Х-звіти, роздруковані після відкриття касового дня. Підшивка проводиться одночасно з Z-звітами, знятими під час закриття зміни.

Відповіді на актуальні запитання щодо X-звіту

Розглянемо відповіді на питання, що найчастіше виникають.

Робота з касовим апаратом потребує певних навичок. Касир повинен знати всі тонкощі роботи з ККМ, вміти заповнювати журнал касира-операціоніста, знімати Z і X-звіти і мати досвід закриття каси.

Як працювати з касовим апаратом

Попередню підготовку ККМ до роботи проводить спеціаліст центру технічного обслуговування (ЦТО). При введенні ККМ в експлуатацію є касири – матеріально відповідальні особи. Представник ЦТО перевіряє справність каси, випробуває її у роботі та вводить дані для обов'язкових реквізитів чека.

Роботу з ККМ можна довірити лише співробітникам, які пройшли спеціальне навчання (наприклад, ЦТО або просто в процесі вступу на посаду). Із касирами треба укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Якщо ви директор чи індивідуальний підприємець, вам можна й особисто працювати на касі.

Обов'язки директора та касира при роботі з ККМ

До роботи з ККМ ключ від каси зберігається у вас. Перед початком роботи ви, ваш заступник, черговий адміністратор чи головний (старший) касир (залежно від розміру вашого бізнесу) видаєте касирам під розписку:

• ключі від каси та грошової скриньки;
• купюри та монети для розміну;
• необхідне приладдя для роботи та обслуговування каси (чекові стрічки, фарбувальну стрічку, такі інструменти як щітки для чищення та пінцети для витягування стрічки, що застрягла).

Крім того, перед тим як працювати на касі ви чи ваша довірена особа зобов'язані разом з касиром:

• звірити показання секційних та контрольних лічильників із даними книги касира-операціоніста за попередній робочий день;
• занести ці дані до книги за поточний день та завірити своїми підписами;
• оформити початок контрольної стрічки – вказати на ній тип та номер ККМ, дату та час початку роботи, показання лічильників;
• закрити замок свідчення фінансових лічильників;
• переконатися у справності касового апарату та готовності до роботи.

Після цього ви видаєте касиру ключі – він може розпочинати роботу.

Як зняти X-звіт у ККМ

X-звіт показує, які операції і які суми проведено, і дозволяє контролювати виручку. Перший Х-звіт касир знімає на початку дня, після того, як підключить касовий апарат до електрики, переконається, що нумератор показує нулі, заправить чекову та контрольну стрічку, перевірить дату і при необхідності підправить її вручну. Х-звіт на початку дня співпадатиме з даними з журналу касира-операціоніста (форма КМ-4) за попередній день.

Можна знімати не тільки повний X-звіт, але й окремо по кожному відділу або товару, а також касирам. Запитувати такий звіт можна будь-яку кількість разів протягом дня – наприклад, наприкінці кожної зміни. На відміну від Z-звіту, Х-звіт не обнулює виручку.

При виведенні Х-звіту проводиться звірка його даних із реальною сумою виручки у грошовому ящику каси. Останній X-звіт знімається наприкінці дня при остаточному звірянні виручки (при інкасації).

Онлайн каса 54-ФЗ Бизнес.Ру за 1 день! Отримати зручну програму можна в один клік. Це і підтримка продавця-касира та зручна складська програма та онлайн-каса з фіскальним накопичувачем.

Як працювати на касовому апараті

На початку роботи з касовим апаратом касир пробиває кілька нульових чеків, щоб перевірити справність ККМ. Переконайтеся, що ваші касири вираховують та озвучують покупцям загальну суму покупки, уточнюють спосіб оплати (готівкою чи карткою), а якщо раптом каса не приймає картки – попереджають про це клієнтів. Також слідкуйте, щоб касири видавали покупцям чеки, якщо не бажаєте штрафів.

Коли потрібен акт за формою № КМ-3

Акт повернення грошових сум покупцям формою КМ-3 складається у одному примірнику наприкінці дня під час здачі виручки. Його підписує касир, а стверджуєте ви. Акт КМ-3 знадобиться лише, якщо:

• клієнт відмовився від покупки та оформив повернення;
• касир помилився.

У другому випадку касир своєчасно має вибити правильний чек та віддати його клієнту. Чек з помилкою погашається і підшивається до акту (оскільки чеки швидко вицвітають, краще одразу їх скопіювати).

Форма КМ-3 включає інформацію про касовому апараті, про касира, про вашу програму обліку. Також в акт вписують номер та суму кожного чека.

Закриття каси. Як зняти Z-звіт у ККМ

Наприкінці дня потрібно звірити виторг у касі зі свідченнями ККМ. Зробити це можна за допомогою X-звіту. Потім складається Z-звіт касира, який містить:

• дані контрольних регістрів на початок та кінець дня;
• суму виручки;
• відомості про загальну суму повернутих клієнтам грошей та чеків, анульованих чеків;
• інформацію про знижки.

Касир не здасть виторг, доки не знято Z-звіт. Кінець контрольної стрічки (роздруківки) Z-звіту підписується, у ньому вказується тип та номер ККМ, показання контрольних лічильників, сума, виручки, дата та час закінчення роботи. З цього звіту заповнюються інші форми звітності – наприклад, журнал касира-операциониста.

Касири здають гроші та касовий звіт за формою КМ-6 старшому (головному) касиру. Якщо у вас одна-дві ККМ, виручка здається безпосередньо інкасатору. Потім касиру потрібно заповнити журнал, перевірити стан касового апарату та підготувати його до завтрашнього дня, відключити касу від мережі, накрити чохлом та здати вам ключі під розписку.

Як заповнювати журнал касира-операціоніста

Правила ведення журналу касира-операціоніста подібні до правил заповнення книги касира-операціоніста, що застосовувалася раніше. Журнал заводиться на кожну касу окремо чи один загальний попри всі ККМ.

У випадку цей регістр ведеться формою № КМ-4, але допускається заповнення журналу касира-операциониста за скороченою формі № КМ-5, якщо каса встановлено на прилавку магазину. Офіціанти в точках громадського харчування користуються формою КМ-5.

Записи до журналу касира-операціоніста заносяться чорнилом або кульковою ручкою, без помарок, виправлення засвідчуються підписами касира та керівництва (тобто вашим автографом).

Якщо ведеться один журнал попри всі каси, записи вносять у порядку нумерації кас. Звичайно, вся інформація вводиться в хронологічному порядку.

Журнал разом з іншими важливими документами, наприклад паспортом касового апарату, повинен зберігатися у вас.

Журнал заповнюється щодня після зняття Z-звіту з каси. До нього вносяться дані виручці, про повернені клієнтами чеки, про кількість нульових чеків за день або за зміну. У журналі відображається також інформація про недостачі або надлишки, якщо результати сум на контрольній стрічці розходяться з виручкою.