Інвентаризація відомість зразок. Форми первинної облікової документації з інвентаризації. Інвентаризаційні описи. Заповнення інвентаризаційного опису основних засобів

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей – бланк уніфікованої форми документації, оформлюваний під час проведення процедур з обліку цінного майна конкретному підприємстві чи організації. Порядок заповнення опису обліку, обов'язок щодо його використання, необхідні реквізити бланка – основні моменти, знати які обов'язково з метою правильної фіксації результатів інвентаризації.

Інвентаризаційний опис ТМЦ

Інвентаризаційний опис ТМЦ, форму ІНВ-3 затверджено постановою Держкомстату від 18.08.1998 №88. Оформлення ІНВ-3 необхідне мети фіксації фактичного наявності товарно-матеріальних цінностей у конкретній організації. При цьому під ТМЦ розуміються:

• товари;
• готова продукція;
• виробничі чи інші запаси фірми та ін.

Цінності можуть підлягати зберіганню у спеціально відведених при цьому місцях (складські приміщення, бокси, ангари та інших.) чи перебувати будь-якому етапі руху у зв'язку з здійсненням діяльності юридичної особи. Таким чином, відомості, що вносяться до бланку ІНВ-3, визначаються в ході процедур перерахунку, зважування, вимірювання виключно за місцем знаходження ТМЦ.

Обов'язкові реквізити ІНВ-3

При використанні під час інвентаризації уніфікованої форми опису, співробітникам перевіряючої комісії необхідно знати, які обов'язкові реквізити підлягають заповненню. Інвентаризаційний опис ІНВ-3 повинен містити:

Сторінка 1 опису - розписка

Заповнення опису починається з внесення обов'язкових реквізитів до розписки:

1. У поля «Організація» і «Структурний підрозділ» вносяться повне чи скорочене фірмове найменування організації відповідно до установчих документів.

   Якщо штатним розкладом поділ на структурні відділи фірми не передбачено, поле залишається незаповненим.

2. Як підстави щодо інвентаризації вказується внутрішній розпорядчий документ виконавчого органу фірми (постанова, наказ , розпорядження), дата його складання і реєстраційний номер. Непотрібне найменування документа підлягає закресленню.

Періодичність проведення інвентаризацій визначається керівництвом конкретної юридичної особи. Перевірка то, можливо планової чи здійснюваної терміново. Інвентаризаційні описи товарно-матеріальних цінностей при плановій інвентаризації за своєю формою та змістом нічим не відрізняються від складених під час незапланованої перевірки.

1. У поля «Дата початку інвентаризації» та «Дата закінчення інвентаризації» вносяться відповідні часи проведення інвентаризаційних дій календарних позначень.
2. Номер документа та дата його складання заповнюються відповідно до чинної в організації політики ведення та обліку внутрішнього документообігу.
3. У графі «Вигляд товарно-матеріальних цінностей» вказується найменування товарів, що підлягають обліку, або іншої виробничої продукції.
4. Наступне порядкове поле має містити відомості про вид володіння, виходячи з якого юр. особа здійснює користування чи розпорядження ТМЦ – власність, оренда, зберігання, переробка та ін.
5. Як матеріально відповідальних осіб зазначаються посади та особисті дані працівників, на яких покладено обов'язок щодо ведення обліку та інвентаризації цінностей. Такий обов'язок може бути передбачений трудовим договором, наказом, розпорядженням, угодою про покладення обов'язку щодо здійснення безпеки ТМЦ, посадовою інструкцією та ін.
6. Наприкінці розписки вказується фактична дата зняття залишків товару.

ІНВ-3: зразок заповнення 2-4 сторінок опису

Інвентарний опис товарно-матеріальних цінностей (сторінки 2, 3, 4) представлений у формі таблиці, що включає наступні відомості:

• номери рахунків та субрахунків;
• найменування та характеризуючі ТМЦ відомості;
• кількість цінностей, одиниця виміру, номенклатурний номер;
• вартість одиниці товару;
• відомості про фактично виявлену кількість ТМЦ та про відображені обсяги за даними бухобліку.

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей у підсумковому рядку заповнюється, за всіма відомостями, цифрами та сумами виключно прописом.

Підписують бланк інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей усі члени спеціально створеної щодо інвентаризації комісії. З іншого боку, опис засвідчується підписом чи підписами матеріально відповідальних за збереження цінностей працівників, і навіть візується головним бухгалтером, підтверджуючим проведення порівнювальної операції.

Обов'язок із застосуванням документа

Застосування уніфікованої форми опису починаючи з початку 2013 року не є обов'язком суб'єктів господарської діяльності. З метою виконання норм закону про бухгалтерський облік організації можуть використовувати самостійно розроблений бланк інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. Зразок самостійно розробленого бланка повинен містити обов'язкові реквізити, зазначені вище. Виняток становлять бюджетні організації, обов'язок використання якими уніфікованої форми опису закріплено на законодавчому рівні.

Перед початком інвентаризації ТМЦ, ініціатором перевірки створюється спеціальна комісія зі співробітників організації. Сам інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей складається на паперовому носії в 2-х примірниках: 1 здається до бухгалтерії для оформлення порівнювальної відомості, 2 залишається у розпорядженні осіб, які є матеріально відповідальними.

У разі виявлення комісією товарів, які не враховані бухгалтерією, всі дані про такі ТМЦ підлягають обов'язковому відображенню в інвентаризаційному описі матеріально-виробничих запасів.

На матеріали, які стосуються матеріальних цінностей, але втратили свої характеристики подальшого застосування (зіпсовані чи непридатні виробництва), складаються відповідні акти.

Уніфікована форма ІНВ-3призначений для оформлення результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. Ми пропонуємо ознайомитись із прикладом заповнення уніфікованої форми ІНВ-3, а також розповімо вам, хто має використовувати її за законом.

Призначення уніфікованої форми ІНВ-3

Форма ІНВ-3 задіюється російськими економічними суб'єктами як інструмент для оформлення результатів інвентаризації - процедури, в ході якої виявляється фактична наявність у встановлених місцях їх зберігання будь-яких ресурсів, що перебувають у власності або розпорядженні конкретного суб'єкта (товарно-матеріальних цінностей, запасів, документів та т. д.).

Докладніше про процедуру інвентаризації товарно-матеріальних цінностей читайте у статті «Інвентаризація матеріально-виробничих запасів» .

Уніфікована форма ІНВ-3 складається у 2 екземплярах. Вона має бути підписана співробітниками, які входять до складу інвентаризаційної комісії. Дані для внесення у розглянуту форму визначаються виходячи з результатів перерахунку, процедур зважування, вимірювання тих чи інших ресурсів за кожним встановленим місцем їх зберігання. Також потрібно заповнювати окрему форму кожному за матеріально відповідального особи (МОЛ) чи групи таких, які за безпеку цінностей.

Перший екземпляр форми ІНВ-3 має бути направлений у бухгалтерію, другий залишається у розпорядженні МОЛ.

Завантажити бланк форми ІНВ-3 ви можете на нашому сайті:

На нашому сайті вам також доступний зразок заповнення форми ІНВ-3.

Хто має використовувати форму ІНВ-3

Форму ІНВ-3 було затверджено як уніфікований (що підлягає використанню всіма юрособами незалежно від їх організаційно-правової форми та виду здійснюваної ними економічної діяльності) документ постановою Держкомстату РФ № 88, прийнятою 18.08.1998.

Проте з 01.01.2013 р. законодавчо закріплено право використовувати власні форми для оформлення результатів інвентаризацій (інформація Мінфіну РФ № ПЗ-10/2012). Виняток встановлено тих організацій, яким законодавець прямо наказує залучення уніфікованих документів. Т. е. для бюджетних структур (п. 1.1 наказу Мінфіну РФ від 13.06.1995 № 49).

Водночас багато комерційних суб'єктів вважають за краще не відмовлятися від використання форми ІНВ-3 — через діловий звичай, а також через те, що її структура зручна і звична.

Про норми, що регулюють застосування уніфікованих форм документів, читайте у матеріалі

До переліку документів, що складаються при плановій або достроковій інвентаризації, належить і уніфікована форма ІНВ-3. Її заповнюють у процесі підрахунку цінностей, вже після оформлення , дані про яку вказують у шапці опису.

Зразок та порожній бланк форми ІНВ-3

ФАЙЛИ

Інформація про наказ про інвентаризацію у формі ІНВ-3 позначається так:

У нижньому рядку вказуємо підсумкове значення всім позицій, тобто. суму всіх одиниць, і навіть загальну вартість позицій. Якщо ми маємо справу з великим складом, кількість сторінок з описом може збільшитись. У такому разі підсумки будуть підбиватися двічі: по поточній сторінці та за загальним описом.

Слід зазначити, що значення в блоках «Разом по сторінці» та «Разом за описом» можуть не збігатися:

Остання сторінка є свідченням результатів перевірки. Тут зобов'язані поставити свої підписи всі члени комісії, а також матеріально-відповідальні особи, які зазначені на початку документа. Нагадуємо, що склад комісії може бути меншим, ніж передбачена в ІНВ-3 кількість рядків.

Для початку розберемося з питанням, як компанії інвентаризують кошти та товарно-матеріальні цінності. Насамперед оформляється відповідний наказ. Для нього розроблено уніфіковану форму № ІНВ-22, форму за ЗКУД 0317018. У ній міститься така інформація:

• найменування організації;
• структурний підрозділ;
• склад інвентаризаційної комісії;
• перелік зобов'язань, майна та основних засобів, що перевіряються;
• час та місце інвентаризації;
• основу проведення інвентаризації.

Інвентаризації підлягають як основні засоби та активи, що перебувають у власності організації, так і ОС, які довелося орендувати.

Перелік складається у двох примірниках. Перший - для бухгалтерської служби для складання порівнювальної відомості (якщо є розбіжності з бухгалтерським обліком). Другий - для матеріально відповідальної особи (МОЛ).

При зміні матеріально відповідальної особи опис складається у трьох примірниках.

На початок процедури у матеріально відповідальної особи береться розписка, що це документи здані в бухгалтерію, отже, прийнято до обліку чи списано у расход. Вона складається на уніфікованій формі опису, внизу на великому аркуші. Окремого документа не потрібне.

Наказ проведення інвентаризації

Бланк інвентаризаційного опису ТМЦ

Бланк «інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей» — це уніфікований документ № ІНВ-3 (форма по ОКУД 0317004), затверджений Постановою Держкомстату № 88. Він необхідний під час інвентаризації матеріалів, товарів та готової продукції. Ви можете завантажити бланк інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей, а потім ми поетапно розповімо, як правильно заповнити його. Нагадуємо, що опис за результатами інвентаризації основних засобів складається окремо.

Як заповнити інвентаризаційний опис

Крок 1. Заповнюємо найменування організації, структурний підрозділ, код за ОКТМО, вид цінностей, реквізити документа-підстави щодо інвентаризації.

Крок 2. Матеріально відповідальна особа засвідчує своїм підписом, що всі ТМЦ оприбутковані чи списані.

Крок 3: В організаціях, де ведеться автоматичний облік даних у спеціалізованих програмах, форма № ІНВ-3 складається за допомогою цих програм. Вони самі заповнюють графи 1-9, а комісія зазначає у графі 10 наявність об'єктів за переліком. Комісія визначає реальну наявність майна, що інвентаризується, перераховуючи і переважуючи його при необхідності. Заборонено вносити до переліку дані про залишки за словами матеріально відповідальної особи або за даними бухгалтерського обліку, не проконтролювавши їх фактичну наявність.

У прикладі нижче номенклатурний та інвентарний номери збігаються, але це не обов'язкова умова. Стовпець «номер паспорта» (9) заповнюється лише у випадку, якщо ТМЦ містять дорогоцінне каміння та метали.

Підсумок підбивається по кожній сторінці форми. Кількість сторінок може бути будь-якою залежно від фактичної наявності цінностей.

Крок 4. Після заповнення всіх полів складається останній лист з підсумками всіх сторінок, підписом голови та складом інвентаризаційної комісії, визначених у наказі. У комісію можуть входити:

• адміністративний персонал організації;
• працівники бухгалтерії;
• інші спеціалісти.

Особи, відповідальні за зберігання ТМЦ, підтверджують факт присутності на інвентаризації та підписують відомість, погоджуючись із фактичними даними, що в ній зазначені.

Заповнення інвентаризаційного опису основних засобів

Зразок заповнення інвентаризаційного опису основних засобів є уніфікованою формою № ІНВ-1. Документ для основних засобів заповнюється аналогічно прикладу форми № ІНВ-3. Сміливо використовуйте наведену інструкцію.

Також на нашому сайті можна завантажити бланк інвентаризаційного опису основних засобів.

Відповідальність за складання та термін зберігання

Після підписання всіх примірників опису за основними засобами та ТМЦ один із них передається до бухгалтерії для виявлення розбіжностей та складання звіряльних відомостей (уніфікована форма № ІНВ-19, ЗКУД 0317017). При виявленні недостач чи надлишків бухгалтерська служба пропонує варіанти відображення даних фактів господарського життя організації.

За результатами інвентаризації матеріально відповідальні особи можуть бути оштрафовані через заподіяння шкоди організації.

Інвентаризаційна комісія несе відповідальність за складання документів, дотримання строків та порядку проведення інвентаризації. Якщо хоча б один із членів комісії не був присутнім під час інвентаризації, її результати можуть бути оскаржені.

Опис зберігається в організації щонайменше п'ять років.

Якщо стаття допомогла, поділіться нею у Facebook, ВКонтакті або Twitter. Це найпростіший спосіб сказати нам спасибі. А поставити питання щодо основних засобів, ТМЦ, нематеріальних активів та податків, а також ознайомитися з останніми новинами в галузі бухгалтерського обліку та оподаткування ви можете у наших соцмережах.

Форма ІНВ-3 складається після інвентаризації товарно-матеріальних цінностей для того, щоб зіставити фактичну їхню наявність з даними бухгалтерського обліку.

Бланк форми ІНВ-3

Зразок заповнення форми ІНВ-3

Як заповнити форму ІНВ-3

На першій сторінці форми ІНВ-3 особи, які матеріально відповідають за зберігання ТМЦ, підписують розписку про те, що на момент початку опису всі підзвітні їм матеріали та товари враховані та забезпечені документами.

Спробуйте програму для магазинів Бизнес.Ру, яка дозволить вам автоматизувати бухгалтерську та податкову звітність, завжди бути в курсі всіх взаєморозрахунків із співробітниками, контролювати грошові потоки в компанії, а особистий календар вчасно нагадає про важливі події.

Проставляється номер та дата наказу про проведення інвентаризації, зазначаються дата початку та дата закінчення інвентаризації (беруться із наказу). Ставиться номер та дата самого опису. Вказуються ТМЦ, які перевірятимуться.

Друга сторінка є таблицею, в якій відзначають документальну і фактичну кількість ТМЦ, що перевіряються.

Якщо у складі товарів, що перевіряються, є дорогоцінні метали або камені, до яких прикладається спеціальний паспорт, його номер зазначають у стовпці «Номер», графа «Паспорта».

Незаповнені рядки перекреслюються. Внизу кожної сторінки опису (їх може бути кілька, якщо товарів та цінностей багато, і одного аркуша для їх переліку недостатньо) проставляють кількість порядкових номерів та загальну кількість одиниць ТМЦ.

Сервіс Бізнес.Ру, крім автоматизації бухгалтерської та податкової звітності, має великий набір можливостей для автоматизації роботи магазинів. Ви зможете реалізувати у програмі продажу будь-якої складності: вести окремі договори, складати акти виконаних робіт та налаштовувати резервування товарів. Всі необхідні дані про купівлю та продаж можна вивантажити в програму 1С:Бухгалтерія.

До опису включається інформація про всі виявлені ТМЦ, у тому числі ті, які не враховані документально. Якщо в ході перевірки були виявлені непридатні або відсутні товари або матеріали, це необхідно підтвердити відповідними актами.

На третій сторінці підбиваються підсумки інвентаризації по всіх сторінках. Бланк підписується всіма членами комісії, а також матеріально-відповідальними особами, які були присутніми під час перевірки та згодні з її підсумками.

Засвідчує підсумки відповідальний за перевірку інвентаризаційного опису бухгалтер.

Хто складає форму ІНВ-3

Інвентаризаційний опис оформляє спеціально заснована наказом (розпорядженням, ухвалою) керівника організації комісія.

Форму ІНВ-3 складають у двох примірниках. Один передають у бухгалтерію для складання порівнювальної відомості (форма ІНВ-19), а другий залишається у відповідальної за безпеку ТМЦ особи.

Читайте докладніше: Інвентаризуємо склад та магазин

Форма ІНВ-19 заповнюється у разі, якщо під час проведення перевірки розкрилися невідповідності.

Врахування результатів інвентаризації. документація. Відео

Якщо ТМЦ дуже багато, і за один день скласти форму ІНВ-3 неможливо, на вже перераховані та перевірені ТМЦ складається інвентаризаційний ярлик за формою ІНВ-2.

Наприкінці всієї процедури опису з урахуванням складених ярликів оформляється загальний документ ИНВ-3.

На бланку опису ІНВ-3 мають бути підписи всіх присутніх членів комісії та всіх матеріально відповідальних за зберігання ТМЦ осіб.

Підсумкові дані щодо всіх проведених у звітному році інвентаризації прописуються у відомості результатів інвентаризації (форма ІНВ-26).