Де ставиться круглий друк. Записи у трудовій книжці працівника, що підлягають посвідченню печаткою. Місце розташування друку

Суспільство повинне мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування російською мовою та вказівку на місце знаходження товариства. Який має бути друк для документів, читайте у статті.

Запитання:Просимо допомогти з наступного питання. У нашій організації два види печаток-одна основна, відбиток якої відображено у банківській картці підприємства, та інша, в якій зазначено "для документів", але наведено всі реквізити організації, що дозволяють нас ідентифікувати, контрагента. Чи можемо ми на договорах з контрагентами, актах звірок, товарних накладних користуватися цією печаткою?

Відповідь:Усі печатки організації поділяються на основні («гербові» - тобто містять усі необхідні реквізити та використовуються для засвідчень документів від імені юридичної особи, та додаткові печатки відділів та служб, що містять додаткові реквізити (за наявності основних) та використовуються при засвідченні документів цих відділів.

ТОВ та АТ вправі самостійно вирішувати, буде в організації друк чи ні. У таблиці наведено всі ситуації, коли потрібна чи ні друк.

При цьому якщо законодавством та встановленими формами передбачено засвідчення підпису у первинних документах печаткою організації, то завіряти її печаткою відділів та служб, у тому числі й печаткою «для документів» не можна (Лист Мінфіну Росії від 18 листопада 2011 р. № 03-02-07 /1-397), незважаючи на те, що в такому друку можуть міститися основні реквізити організації. Інше з урахуванням такої позиції Мінфіну РФ може викликати претензії перевіряючих органів.

Договори з контрагентамиможуть взагалі обійтися без друку (якщо сам текст угоди не зобов'язує сторони скріпити її печатками, або цього прямо не вимагає закон (пункт 1 статті 160 ЦК РФ). Тому якщо спеціальних вимог до договору в законі або тексті самої угоди немає, то можна або взагалі друк не проставляти, або проставити друк «для документів» (оскільки друк компанії - це лише додатковий, а не обов'язковий реквізит договору, тому і без відбитка, і зі спеціальною, а не гербовою печаткою угода все одно вважається укладеною).

Однак якщо у договорі сторони узгодять питання проставлення печатки, вона обов'язково має бути гербовою.

Акт звіркиз контрагентом складається у вільній формі, відповідно, там також можна або взагалі обійтися без друку, або проставити не гербову, а друк «для документів».

При цьому слід зважити на те, що з 7 квітня 2015 року комерційні організації можуть відмовитися від круглих печаток. Таке право у них з'явилося після того, як набрав чинності. Однак, якщо організація не відмовилася від друку, на ТОРГ-12 має стояти кругла «гербова» друк, друк для документів у цьому випадку не допустимий.

Обґрунтування

З пункту 5 статті 2 Закону від 08.02.1998 р. № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»

«Суспільство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування російською мовою та вказівку на місце знаходження товариства*. Друк товариства може містити також фірмове найменування суспільства будь-якою мовою народів Російської Федерації та (або) іноземною мовою.

Суспільство має право мати штампи та бланки зі своїм фірмовим найменуванням, власну емблему, а також зареєстрований в установленому порядку товарний знак та інші засоби індивідуалізації».

З довідкової інформації:Перелік документів, на яких обов'язковий (необов'язковий) друк організації

З 7 квітня 2015 року комерційні організації можуть відмовитись від круглих печаток. Таке право у них з'явилося після того, як набрав чинності Федеральний закон від 6 квітня 2015 р. № 82-ФЗ. До редакції Системи Головбух вже надходять питання, як тепер працювати без печаток. Відповіді читайте у цьому спецогляді.

Чи обов'язково відмовлятися від друку?

Не обов'язково. Керівництво організації на власний розсуд вирішує, використовувати друк у роботі далі або обійтися без неї. Законом передбачено лише можливість відмовитися від круглого друку на користь сучасних способів ідентифікації. Але організації, як і раніше, мають право виготовляти будь-яку кількість печаток і штампів будь-яких форм, забарвлень і ступенів захисту.

Чим можна замінити друк?

Замінити друк можна, наприклад, електронним підписом, спеціальними бланками компаній або голографічними печатками.

Як відмовитись від друку?

Внесіть зміни до статуту своєї організації. Відомості про наявність друку мають бути саме у цьому документі.

Якщо ми відмовимося від друку, чи потрібно ставити її у типових документах, де такий реквізит передбачено, наприклад, у касовій книзі?

Офіційних роз'яснень з цього питання наразі не вийшло. Але у ФНП Росії, ПФР і ФСС Росії пояснюють, що відразу після набрання чинності законом компанія має право передавати їм будь-які документи без друку. Єдине побажання - якщо вирішили відмовитися від друку, повідомите про це інспекторів листом. Як тільки з'являться офіційні роз'яснення, Система Главбух вас про це попередить. Слідкуйте за новинами .

Чи потрібно ставити друк у первинці, форми якої компанія розробила сама?

Ні не потрібно. Друк не названий серед обов'язкових реквізитів первинних документів, перерахованих у частині 2

Чи обов'язково використовувати друк у договорах, наприклад, у договорі купівлі-продажу?

Ні, не обов'язково. Ставити печатку договорі з контрагентами необхідно, тільки якщо це прямо передбачено договором (п. 1 ст. 160 ДК РФ). Тому, якщо одна із сторін відмовилася від круглого друку, просто простежте, щоб із договору прибрали вимогу її проставляти.*

Чи не вимагатимуть банки печатки на документах?

Ні, не будуть. Представники банків повідомляють, що підпису генерального директора на будь-яких документах достатньо, якщо компанія відмовиться від друку.

А чи можна тепер не ставити печатки у трудових книжках?

Поки що так робити ризиковано. Адже в правилах заповнення трудових книжок, як і раніше, написано, що запис на титульному аркуші та записи про звільнення потрібно завіряти печаткою (п. 2.2 Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69).

Із ситуації Сергія Разгуліна, дійсного державного радника РФ 3-го класу

Чи обов'язково ставити печатку на первинних документах

Друк не названо серед обов'язкових реквізитів первинних документів, перерахованих у частині 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Тому друк на документі проставте:

• якщо організація на власний вибір використовує самостійно розроблену форму, затверджену керівником, яка передбачає наявність друку;
• якщо організація на власний вибір використовує уніфіковану форму, що міститься в альбомі уніфікованих форм, яка передбачає наявність друку. При цьому керівник затвердив, що форма застосовується без змін (або зміни не стосуються друку);
• при застосуванні типових обов'язкових форм, встановлених уповноваженими органами (Урядом РФ, Банком Росії тощо.) виходячи з федеральних законів, якщо типові форми передбачають наявність печати.

Перелік документів, на яких обов'язковий (необов'язковий) друк організації, наведено в таблиці .

У договорах, які зазвичай укладає організація (купівлі-продажу, надання послуг тощо), друк також можна не ставити. Друк потрібно ставити лише тому випадку, якщо це прямо передбачено договором (п. 1 ст. 160 ДК РФ).

Ще один момент. З 7 квітня 2015 року ТОВ та акціонерні товариства взагалі можуть не мати печаток. Так передбачено статтями та Законом від 6 квітня 2015 р. № 82-ФЗ.*

Вимоги до друку на накладній

Який друк повинен стояти втоварної накладної № ТОРГ-12 ? Багато постачальників ставлять друк «Для документів». Чи правильно це?

Кругла печатка організації повинна містити повне фірмове найменування товариства російською мовою та вказівку на його місцезнаходження. У пресі може бути також зазначено фірмове найменування товариства будь-якою іноземною мовою або мовою народів РФ («Про акціонерні товариства», Федерального закону від 8 лютого 1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»).

Таким чином, чинне законодавство не містить заборон щодо можливості внесення до друку додаткових реквізитів.

На яких документах обов'язково потрібна печатка компанії, а коли без неї цілком можна обійтися

Договори з контрагентами

Загалом друк на договорах із контрагентами можна не ставити. Якщо, звісно, ​​сам текст угоди не зобов'язує сторони скріпити її печатками. Або цього просто не вимагає закон. Такий висновок випливає з пункту 1 статті 160 ЦК України.

Наприклад, обов'язково повинні стояти печатки на подвійному складському свідоцтві та договорі застави, якщо предмет застави залишається в заставника. Це встановлено у статтях та ЦК РФ.

Ну, а якщо спеціальних вимог до договору в законі чи тексті самої угоди немає, печатку можна не проставляти. Згодні з такими аргументами і судді. Приклади тому - постанови ФАС Північно-Західного округу від 24 березня 2009 р. у справі № А52-3612/2008, ФАС Північно-Кавказького округу від 5 грудня 2012 р. № А32-37081/2011 та ФАС Поволзького округу від 1 № А12-16523/2011. У них судді зробили висновок: у загальному випадку друк компанії - це лише додатковий, а не обов'язковий реквізит договору. Отже, і без відбитка угода вважається укладеною. І таку угоду не можна визнати недійсною.

Отже, якщо ваш контрагент передав вам договір без друку, не поспішайте повертати його назад. Спочатку уважно вивчіть текст угоди. Якщо про друк у ньому немає жодного слова, то договір буде дійсним і без нього. Головне, щоб на документі стояли підписи сторін угоди.

Ну а якщо ви все-таки хочете, щоб у угодах з контрагентами обов'язково стояли печатки обох сторін, достатньо прописати в них, наприклад, таке формулювання: «Цей договір і зміни до нього дійсні лише за умови, якщо вони вчинені в письмовій формі, підписані повноважними представниками та скріплені печатками сторін». Тоді без друку точно не обійтись.

Первинні документи

Серед обов'язкових реквізитів первинки, які перераховані у статті 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, печатки компанії немає. Але це означає, що у всіх первинних документах можна обійтися без відбитка. Давайте розбиратися докладніше.

Отже, з 1 січня 2013 року компанії у загальному випадку можуть використати власні бланки первинки, прописавши це в обліковій політиці. Головне, щоб у них були всі обов'язкові реквізити із статті 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Тому якщо у формах документів, які розробила чи вдосконалила і тепер використовує ваша компанія, немає поля для друку, її відбиток на документі не потрібний. Сміливо працюйте без нього.

А ось якщо ви користуєтесь типовими бланками первинки, в яких стоїть позначка «М.П.», поставити друк доведеться. Інакше документ буде оформлено із порушенням. Отже, з його допомогою не вийде, наприклад, підтвердити витрати з податку прибуток.

ПИТАННЯ УЧАСНИКА

- Отримали від контрагента товарну накладну без печатки. Чи варто повернути документ, щоби проставили відбиток?
- Все залежить від того, яка форма у цієї накладної. Якщо ваш постачальник використовує стандартний бланк № ТОРГ-12, який затверджений постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. № 132, друк потрібний. Адже сам бланк містить спеціально відведене для відбитка місце. Причому в документі мають бути дві печатки - продавця та покупця.
А якщо ви з постачальником домовитеся використовувати самостійно розроблену накладну, де немає поля М.П., ​​то друк не потрібний.

А ще багато компаній зараз використовують у роботі УПД. Це зручно – одним документом можна і відрахування ПДВ підтвердити, і витрати обґрунтувати. Нагадаю: рекомендована форма УПД є у листі ФНП Росії від 21 жовтня 2013 р. № ММВ-20-3/96@. Так ось, у самому бланку місце для відбитка передбачено (поле "М.П.").

Однак у рекомендаціях щодо заповнення окремих реквізитів універсального документа податківці вказали, що друк на бланку не є обов'язковим. Отже, УПД без відбитка все одно можна прийняти до податкового обліку. Головне, щоб у документі було правильно заповнено всі обов'язкові реквізити первинки. Ну і дані з ПДВ, якщо компанія використовує УПД зі статусом 1 (як і первинки, і рахунки-фактури).

Але якщо у вас є можливість ставити друк із повним найменуванням компанії на УПД, зручніше це робити. Тоді не доведеться вручну заповнювати рядок або .

Податкові декларації

У своїх роз'ясненнях чиновники не раз наголошували, що не ухвалять податкову декларацію на папері без друку компанії. Представники Мінфіну Росії вкотре підтвердили це у листі від 1 лютого 2013 р. № 03-02-07/1/2031 .

Річ у тім, що у титульних аркушах всіх форм податкової звітності передбачено місце друку. Тож проставити печатку на паперових деклараціях доведеться. Інакше перевіряльники не ухвалять звіту. Про це сказано у пункті 28 Адміністративного регламенту ФНП Росії, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 2 липня 2012 р. № 99н.

Ну, а без друку на паперовому бланку контролери вважають, що декларацію компанія не здала. І оштрафують її за пунктом 1 статті 119 ПК РФ.

Так що якщо ви готуєтеся здати звітність на папері, заздалегідь подбайте про те, щоб завірити його основною печаткою компанії. Тільки ставте відбиток у строго відведеному при цьому місці з позначенням «М.П.». Проштампувати всі сторінки звітності не потрібно.

Докладніше про те, коли потрібний друк на документах, див.: 2010, № 9, с. 73

Багато організацій, окрім основного друку, використовують у роботі ще й додаткові. Вони можуть бути ідентичні основний, а можуть містити різні написи, що вказують на вигляд структурного підрозділу компанії (наприклад, "Відділ кадрів", "Бухгалтерія", "Склад", "Секретаріат", "Філія") або тип документів, на які ставиться друк («Для фінансових документів» «Для рахунків», «Для довідок», «Для договорів» та ін.). Це особливо зручно, коли потрібно терміново поставити друк, а доступу до основного друку немає. Проте контрагенти часто підозріло ставляться до таких печаток і іноді просять замінити документ. До спеціальних печаток часом чіпляються і податківець. і Постанова ФАС СЗВ від 13.10.2009 № А21-8887/2008. З'ясуємо, чи правомірні такі претензії.

Чи можна мати додаткові печатки

Сумніви насправді засвідчених додатковою печаткою документів виникають через те, що Закони про ТОВ та АТ вказують на обов'язок товариства мати «печатку», а не «печатку» » ; . Але ж і заборони мати додаткові печатки немає. Суди з цим погоджуються ы Постанови ФАС ЦО від 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третього ААС від 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС від 14.12.2009 № А78-4869/2009і навіть визнають наявність кількох печаток звичаєм ділового обороту а Постанова Четвертого ААС від 30.11.2009 № А10-2163/2009.

Як може виглядати додатковий друк

Згадаймо, як має виглядати основний друк, і виходячи з цього, виділимо види додаткових печаток.

1п. 5 ст. 2 Федерального закону від 08.02.98 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»; п. 7 ст. 2 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства»

На яких документах можна ставити додатковий друк

Якщо друк на документі не є обов'язковим, то ви можете проставити на ньому будь-який друк, навіть штамп.

Якщо друк на документі обов'язковий, то ви можете використовувати спеціальний друк, але лише за дотримання кількох правил.

Думка читача

“Відправили водія отримувати товар за дорученням із печаткою «Для документів». Товар йому не відвантажили – сказали, що такий друк недійсний. Пояснювали, що вони не мають рації, адже печатка кругла і на ній вказано найменування та місце реєстрації організації, не допомогло. Довелося переробляти довіреність і ще раз їхати” .

Юлія,
бухгалтер, м. Москва

ПРАВИЛО 1.Спеціальні печатки повинні відповідати вимогам, що висуваються до основного друку. і Постанови ФАС ПЗ від 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС від 30.11.2009 № А10-2163/2009.

ПРАВИЛО 2.Спеціальні печатки застосовуються відповідно до їх призначення м Постанови Сьомого ААС від 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВПО від 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. Наприклад, друк «Для рахунків» не слід ставити на договорах, а друк філії – на документах головного підрозділу. А ось у друку «Для документів» призначення загальне, тому її можна використовувати для будь-яких документів. в Постанова ФАС ЗЗГ від 11.11.2010 № А70-4089/2010.

ПРАВИЛО 3.На договірній документації, а також документах приймання-передачі товарів (робіт, послуг) спеціальний друк застосовується, якщо договір цього не забороняє т Постанова Сьомого ААС від 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Наприклад, якщо в договорі немає застереження, що сторони можуть використовувати лише основний друк, можна поставити на документах друк «Для документів».

На документи для держорганів краще таки ставити основний друк. Це позбавить компанію від можливих причіпок з їхнього боку та суперечок. А для зручності можна виготовити кілька однакових печаток.

Нагадаємо, що друк обов'язковий, наприклад, на таких документах:

• довіреність від імені організації і п. 5 ст. 185 ЦК України;
• договір ы п. 1 ст. 160 ЦК України;
• податкові декларації та розрахунки зі страхових внесків (форма РСВ-1 ПФ Р утв. Наказом Мінздоровсоцрозвитку Росії від 12.11.2009 № 894нта форма-4 ФСС Р Ф утв. Наказом МОЗсоцрозвитку Росії від 28.02.2011 № 156н);
• довідки за формою № 2-ПДФО утв. Наказом ФНП Росії від 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;
• представлені в ІФНС на вимогу податківців документ ы п. 2 ст. 93, пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ;
• уніфіковані форми первинки, що передбачають реквізит «Місце друку» (наприклад, накладна за формою № ТОРГ-12 утв. Постановою Держкомстату України від 25.12.98 № 132, акти за формою № КС-2 та КС-3

Чи ставиться печатка на наказах організації у 2019 році? Розглянемо правила використання цього реквізиту на розпорядчих документах.

Читайте у нашій статті:

Чи потрібно ставити печатку на наказах

Загальне правило застосування печаток на розпорядженнях – вони ставляться, тільки якщо наказу використовується власна форма документа, створена організації. Уніфіковані накази з особового складу не потребують проставлення такого реквізиту.

Якщо ж підприємстві розроблено власні бланки документів і локальними нормативними актами передбачено наявність друку – тоді вона ставиться. Це випливає із статті 8 Трудового кодексу РФ та статей 7, 9 Закону від .

Також друк на наказі необхідний, якщо документ направлений у зовнішні організації, оскільки він засвідчуватиме його справжність. Вимога запечатування може бути виставлено організацією-адресатом, у разі відбиток також ставиться.

Закон дає наступний перелік ситуацій, коли друк необхідний. Це:

• (При її закладі, звільненні співробітника або, наприклад, зміні прізвища працівника).
• Локальні нормативні акти організації.
• Трудові договори (разом з додатковими угодами до них та договорів про повну матеріальну відповідальність).
• Акти та гарантійні листи.
• Довіреності, пов'язані із здійсненням тих чи інших дій, пов'язаних із витрачанням коштів та матеріальної бази.
• Архівні довідки та копії документів.
• Службові та посвідчення про відрядження .
• Нагородні грамоти, клопотання, характеристики, рекомендації тощо.

Хто має право ставити печатку на наказі

Організація має право встановити власний перелік документів, що вимагають запечатування. Отже, роботодавець може видати наказ про співробітників, які використовують печатку для службових потреб. Зазвичай до них належать перші особи організації, керівники структурних підрозділів тощо.

На наказі печатку ставить посадова особа, яка видає дане розпорядження. Якщо наказ має сферою дії все підприємство – потрібен підпис керівника та штамп організації. А якщо розпорядження стосується конкретного відділу, і його керівник має свій друк – використовується саме він.

Які бувають печатки

Перерахуємо різновиди печаток:

• Гербові. Їхній зовнішній вигляд регламентується ГОСТом Р 51511-2001. Гербові печатки застосовуються у державних установах та організаціях, що мають право використовувати символіку Російської Федерації (наприклад, нотаріальні контори).
• Прирівняні до гербових. Такі печатки створюються для комерційних організацій. Там може бути нанесений логотип чи унікальна фірмова емблема. У будь-якому випадку на ній обов'язково мають бути зазначені ІПН та номер свідоцтва про держреєстрацію. ІП додатково вказує прізвище, ім'я та по батькові, а ось логотип уже не наноситься.
• Прості. Їх необхідність визначається самим роботодавцем та фіксується у нормативних розпорядженнях. Наприклад, це друку для засвідчення довідок, копій та виписок.
• Штампи-реквізити для однотипних ситуацій, що використовуються для прискорення та підвищення ефективності документообігу. Це адресні, реєстраційні, із правами доступу (наприклад, гриф «таємно») тощо.

Для чого саме потрібні печатки

Сфера використання печаток регламентується Єдиною державною системою діловодства (затверджено). Реквізит друку підтверджує справжність наказу, акта, довідки тощо. Отже – її застосування дає документу юридичну силу та доводить правомірність дій згідно з ним.

Місце розташування друку

Місце для відбитка називається місцем розташування. Вона ставиться у нижній частині аркуша документа, поруч із візою керівника.

Зверніть увагу

Важливо, щоб відбиток не співпав із самим підписом. Допустимо, щоб печатка частково потрапляла на найменування посади.

У кадровому діловодстві прийнято залишати на документі спеціальне місце та позначати його абревіатурою М.П. Це зручний прийом, що дозволяє уникнути псування документів через неправильне розміщення відбитка.

Зберігання печаток

Печатки зберігаються у працівників, які мають право застосовувати цей реквізит. Основна кругла печатка більшість часу перебуває у розпорядженні глави організаційного відділу. Якщо керівник іде у відпустку чи їде у відрядження, вона передається відповідальному співробітнику під розписку. Різноманітні прості допоміжні печатки видаються працівникам, яким вони необхідні у виконанні службових обов'язків.

Місця зберігання печаток залежать від їхнього типу. Основний круглий друк (як і адресний штамп) зберігається в сейфі, що не загорається. Допоміжні штампи достатньо тримати у столі, що закривається на ключ. Облік печаток ведеться у спеціальному журналі.

Правила завірення документів у діловодстві

Найкраще, коли роботодавець запроваджує інструкцію, що регламентує використання печаток. Спочатку встановлюється список документів, які засвідчуються цим реквізитом. Список не є кінцевим, до нього можна буде зробити необхідні зміни. Їх необхідність визначається самим роботодавцем та фіксується у нормативних розпорядженнях.

Далі розробляється інструкція щодо застосування печаток. У ній зазначаються правила проставлення, зберігання та утилізації штампів, фіксуються правила зберігання. Інструкція створюється як доповнення до статуту організації чи окремий документ.

Олена ШИРІМОВА,
юрист, провідний експерт журналу "Кадрова справа"

Ще зі шкільної лави ми засвоїли: документ без друку недійсний. Ось і ставимо друк чи не на всіх паперах – каші олією не зіпсуєш. Але чи так це потрібно? На яких кадрових документах справді потрібно ставити відбиток печатки, а які можуть обійтися без нього?

До нас до редакції часто надходять листи з питаннями, які так чи інакше пов'язані із правильним використанням відбитку печатки. "Чи потрібна печатка на трудовому договорі?" - Запитує підприємець із Самари. "Де знайти перелік документів, на яких обов'язково ставити відбиток печатки?" - Цікавиться московський менеджер з персоналу. "Я випадково поставила в трудовій книжці працівника печатку іншої організації. Що тепер робити?" – нарікає кадровик із Ставрополя. Сьогодні ми вирішимо ці та багато інших проблем.

Знайомтесь: друк

Спочатку трохи розповімо про те, що є друком. Це кліше з твердої гуми для нанесення відбитків на папір для підтвердження справжності документа. Технічні вимоги до гербових печаток – їхньої форми, розмірів, тексту, що розміщується на них, та символів – викладені в державному стандарті ГОСТ Р 51511-2001*.

* Державний стандарт РФ "Друки з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги" (затверджений постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 р. No 573-ст).

Технічні вимоги до печаток без герба у державному стандарті поки що не закріплені. У законодавстві майже нічого не йдеться про правила використання печаток. Неясно, наприклад, які печатки повинні бути в організації, в яких випадках їх потрібно ставити, хто несе відповідальність за їх збереження, скільки у фірми має бути печаток тощо. Всі ці питання залишаються на розсуд керівництва організації.
Печатки бувають трьох видів: гербові, прирівняні до гербових та прості.
Гербові печатки(Із зображенням герба РФ) використовуються тільки в органах державної влади та державних установах. Крім того, гербову печатку набувають організації, які наділені державними повноваженнями. Наприклад, приватні нотаріальні контори.

Акціонерне товариство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування та адресу

Комерційні фірми використовують печатки, прирівняні до гербових. На них зображено фірмову емблему, логотип або просто написано назву компанії. Як на гербових, так і на прирівняних до них печатках зазначається ІПН юридичної особи та номер свідоцтва про державну реєстрацію.
Є свої печатки і приватні підприємці. За своїм статусом вони вважаються прирівняними до гербових. Але на такому друку замість герба та емблеми розташовується прізвище, ім'я та по батькові індивідуального підприємця, а також вказується його місцезнаходження, ІПН та реєстраційний номер.

Штампи, датери, факсиміле
Штамп– це вид друку прямокутної форми з будь-яким текстом. Найчастіше штампи використовують, щоб нанести на документ реквізити організації. Бувають штампи, що підтверджують певну дію. Наприклад "Оплачено", "Видано вкладку".
Датер- Штепельний прилад для автоматичного проставлення дат. Порядок використання штампів та датерів у законодавстві не врегульований, тому організація має визначити його самостійно.
Факсиміле– це друк чи кліше, з допомогою якого відтворюється підпис людини. Відповідно до статті 260 Цивільного кодексу факсиміле можна використовувати лише у встановленому законом порядку. Однак такого порядку поки що не існує. На кадровій та бухгалтерській документації факсимілі ставити не можна – там потрібний лише власноручний підпис посадової особи. А ось на листах, грамотах, привітаннях – цілком допустимо.

Гербові та прирівняні до них печатки ставлять на документи, що вимагають особливого підтвердження справжності – договори, грамоти та свідоцтва, трудові книжки, службові посвідчення тощо.
Простимивважаються печатки структурних підрозділів підприємства, печатки окремих видів документів, штампи. Вони бувають різної форми – круглі, трикутні, прямокутні, квадратні. Ставляться ті документи, які вимагають особливого підтвердження справжності (довідки, пропуску, копії тощо. п.).

Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки що не закріплені

Де розмістити відбиток друку?

Відбиток печатки має розташовуватися внизу документа, поруч із підписом посадової особи. Зверніть увагу: друк ставиться таким чином, щоб частково закрити слово, яке означає посаду, але не потрапити на підпис та розшифровку підпису.

На деяких документах стоїть спеціальна позначка "М. П." (місце друку). Якщо вона є однією турботою менше: ставте відбиток прямо на неї. Літери "М. П." присутні на титульному аркуші трудової книжки, бухгалтерських паперах, бланках посвідчень.

Навіщо потрібна друк?

Друк надає документу юридичної сили – вона підтверджує справжність підпису посадової особи. Але далеко не всі кадрові документи потребують цього реквізиту. На жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити друк та який саме друк. На основі практики, що склалася, ми склали список кадрових документів, що засвідчуються відбитком друку в комерційних організаціях. Він представлений у таблиці на сторінці 33.

Друкуванням засвідчуються як кадрові документи, а й бухгалтерські папери (доручення, реєстри, кошторису), і навіть установчі документи організації, колективний договір, різні угоди. Документи, які не згадані в цьому переліку, засвідчення печаткою не вимагають.

Листи, що виконуються на бланках (крім гарантійних), завіряти печаткою не потрібно

На яких документах які печатки ставити

Завіряємо документи за правилами

Звичайно, нічого страшного не станеться, якщо ви помилково поставите друк на кадровому наказі чи листі. Але якщо ви не завірите печаткою документ, який дійсно цього потребує (наприклад, договір), наслідки можуть бути дуже плачевними. Такий договір не матиме юридичної сили, а суд швидше за все не розглядатиме його як доказ.
Щоб уникнути подібних неприємностей, радимо чітко прописати порядок використання друку на локальному рівні. Спочатку потрібно визначити списокдокументів компанії, на яких ви обов'язково ставитимете друк. Потім необхідно скласти інструкцію щодо використанняпечаток, у якій написати, коли ставиться печатка, прирівняна до гербової, а коли – проста, як використовуються штампи, якщо вони є в організації. Окремо обмовте, де зберігатиметься друк і хто призначається відповідальним за її зберігання (зазвичай це питання вирішує керівник організації).

Цю інструкцію разом із переліком доцільно зробити додатком до загальної інструкції з діловодства вашої компанії, а якщо такої немає – самостійним документом чи доповненням до статуту. Надалі, якщо знадобиться завірити печаткою документ, не зазначений у локальному акті, керівник організації видає спеціальний наказ. Список документів, які засвідчуються печаткою, можна згодом доповнювати.

В інструкції щодо використання печаток необхідно прописати порядок знищення застарілих печаток

Друк у трудовій книжці

Окремо слід сказати про відбитку печатки у трудовій книжці працівника. Порядок заповнення трудових книжок чітко прописаний у двох нормативних актах – Правилах ведення та зберігання трудових книжок* та Інструкції щодо заповнення трудових книжок**, яких слід дотримуватися неухильно. Вивчивши ці документи, робимо висновок: існує лише три випадки, коли у трудовій книжці співробітника ставиться печатка організації або кадрової служби (можна використовувати будь-яку з них):

• при первинному оформленні книжки – на титульному аркуші;
• у разі зміни анкетних даних співробітника – на внутрішній стороні обкладинки;
• при звільненні – після запису про звільнення у розділі "Відомості про роботу".

* Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. No 225.
** Затверджено постановою Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 10 жовтня 2003 р. No 69.

Крім того, є один випадок, коли у трудовій книжці потрібно поставити штамп – якщо працівнику видано вкладку. Проставляється цей штамп на внутрішній стороні обкладинки книжки або на титульному листі і є прямокутним відбитком зі словами "Виданий вкладиш".

Лариса САНКІНА,
доцент кафедри документознавства Російського державного гуманітарного університету:

– На жаль, жоден із нормативних актів, які регламентують роботу з трудовою книжкою, не говорить про те, як анулювати неправильно поставлений друк (наприклад, друк іншої організації). А тим часом така помилка може викликати питання в органів Пенсійного фонду при призначенні працівнику пенсії. Вважаємо, що виправити її можна в тому ж порядку, що й неправильний запис у розділі "Відомості про роботу" трудової книжки. Після останнього запису поставте наступний порядковий номер і напишіть, що друк такої організації поставлено помилково. Наприклад: "Друк відкритого акціонерного товариства "Глорія" поставлена ​​помилково". Потім поставте поруч із цією печаткою правильну.
Не виключено, що співробітнику з такою відміткою в трудовій книжці доведеться підтверджувати період роботи у вашій організації копіями наказів. Тому видайте співробітнику необхідні копії, коли він звільнятиметься.

Докладніше з матеріалом можна познайомитись у журналі

На початку квітня 2015 року вийшов Федеральний закон №82-ФЗ, згідно з яким друк перестає бути обов'язковим атрибутом організацій.

Якою має бути

Незалежно від організаційної форми кліше організації має містити повне її найменування та адреса. Допускається вказівка ​​іноземною мовою. Нормативні акти не регламентують ні розміру кліше, ні його кольору.

Більше того, невідомо, чи можна вказувати скорочену назву компанії, а також доповнювати друк такими реквізитами, як написи «для документів» або «для накладних». Можна дійти невтішного висновку, що проставлення скороченого найменування і написів законодавство залишило на розсуд підприємцям.

Загальноприйнятий розмір дорівнює 38-42 мм. Зазвичай штамп компанії синього чи фіолетового кольору. Якщо він втрачений чи зносився, то компанія має виготовити новий екземпляр. Це ж стосується і ситуацій, коли в організації змінилися реквізити, зазначені на відбитку (наприклад, адресу або найменування).

Федеральний закон №82-ФЗ допускає можливість, що з організації може бути друку, проте, законодавство зобов'язує застосовувати печатку на бланках суворої звітності, у трудових книжках, соціальній та касових ордерах. З цього випливає, що поки згадка про обов'язкове проставлення на деякій документації зберігається в нормативних актах, компанія має її мати.

Звісно, ​​є деякі винятки з вищеназваних правил. Так, завіряти запис у трудовій книжці працівника можна як синім відбитком компанії, а й штампом кадрової служби.

Застосування печаток є обов'язковим, якщо з якимсь певним контрагентом компанія не прописала в договорі пункт про можливе її невикористання. Якщо такого пункту немає, то правочин може вважатися недійсним.

Штамп ставиться на документах, щоб надати їм юридичної сили. Однак далеко не вся документація цього потребує. На деяких кадрових документахможна упустити проставлення цього реквізиту.

Штампом засвідчуються деякі бухгалтерські папери(наприклад, кошториси та доручення). Обов'язковими є і до завірення вся установча документація, договори, додаткові угоди.

Відбиток ставиться внизу тексту поруч із підписом посадової особи. Штамп у жодному разі не повинен потрапляти на розшифровку підпису. Іноді на місці проставлення друку ставиться позначка «М. П.» або «Місце друку» та відбиток має ставитися саме на неї.

Первинні

Первинна документація в компанії відноситься до так званого первинного обліку, що означає перший етап узагальнення операцій у організації. Первинними вважаються документи, що можуть підтвердити факт існування будь-якої господарської операції. Вся інформація, що міститься в «первинці», має бути відображена у бухгалтерському обліку.

Штамп ставиться на тих первинних паперах, які виконані уніфікованою формою. Приклад уніфікованого первинного документа - товарна накладна, виконана за . Якщо компанія сама затверджує форму якогось первинного документа, то проставлення відбитка не є обов'язковим.

Накази

Наказ є внутрішнім документом у створенні, тобто. за її межі він не виходить. Таким чином, проставлення відбитка на наказі не є обов'язковим, і здебільшого це опускається. Якщо працівник просить надати копію наказу, копія засвідчується за всіма стандартами, з проставленням друку та інших належних реквізитів.

Штамп не ставиться на жодній внутрішній документації в компанії. Єдиний обов'язковий реквізит, який має бути присутнім на наказі – це підпис керівника.

Фірмові бланки організації

Штамп ставиться на бланку організації залежно від цього, як виготовлений бланк. Так, якщо бланк компанії належить до бланків суворої звітності, то відбиток на такому папері є обов'язковим. Якщо ж бланк організації випущено на різнобарвному папері з логотипом компанії, відбиток не ставиться.

Для засвідчення звичайного інформаційного листа на бланку організації достатньо поставити підпис посадової особи. У деяких випадках відбиток на бланку компанії є обов'язковим до проставлення. Друк ставиться на гарантійних листах, і навіть на дорученнях (наприклад, представлення інтересів компанії у суді чи отримання матеріальних цінностей).

інше

Проставлення штампу на тому документі, на якому він не ставиться, не призведе до жодних розглядів. Однак, якщо ви не проставите цей реквізит на обов'язкових до засвідчення таким чином паперів, то наслідки можуть бути несприятливими.

Незавірений належним чином документ позбавляється юридичної сили і як доказ при судовому розгляді його вже не можна буде розглядати.

Крім вищезгаданих документів, обов'язкові до засвідчення наступні види паперів:

При заповненні трудової книжки слід враховувати такі моменти. Штамп організації має обов'язково стояти на титульній стороні книжки. Якщо працівник змінив анкетні дані – на внутрішній стороні обкладинки. При звільненні запис про звільнення має супроводжуватися синьою печаткою організації.

Типові відбитки

Залежно від організаційної форми підприємства відбитки друку можуть відрізнятися на вигляд. Так, відбиток ІП трохи простіше, ніж у ТОВ чи ЗАТ, і містить менше обов'язкових елементів. Розглянемо типові відбитки штампів залежно від типу та форми компанії.

1. Простий. Містить у середині найменування організації, а окантовці перебуває форма організаційної діяльності, і навіть ОРГН і КПП. Також в окантовку може бути пущена адреса компанії.
2. З мікротекстом. У таких печатках, на відміну від попередніх, складніша окантовка, що проходить по краю в 2 шари. У зовнішньому шарі знаходиться дрібніший текст, яким прописується, наприклад, її реєстровий номер. У внутрішньому шарі окантовки, як і у простий друку, знаходиться адреса, ОГРН і , і навіть організаційна форма підприємства.
3. З окантовкою у вигляді орнаменту. Великі компанії вважають за краще використовувати у своїй діяльності фантазійні відбитки, в яких між внутрішнім і зовнішнім шаром окантування йде візерунок.
4. Для ІП. Містить, як правило, ПІБ підприємця в середині, по краю ж пущені такі реквізити, як , адреса, а також ІПН.

На яких документах ставиться друк, можна дізнатися з цього відео.

Особливості проставлення

Друк обов'язковий до проставлення усім договорах, більшості кадрових документах, і навіть на . Гарантійні листи та акти немає юридичної сили, якщо ними не проставлено відбиток. Нічого страшного не станеться, якщо на документі, на якому відбиток є необов'язковим, його проставити. Однак слід завжди проставляти його там, де його присутність може надалі знадобитися під час судового розгляду.

Деякі фірми розробляють спеціальне положення або інструкцію із застосування друку. Як правило, вона затверджується керівником і містить такі розділи, як перелік штампів, що використовуються в організації, місце їх зберігання, а також порядок користування.

Штамп ставиться лише поруч із підписом тієї посадової особи, яка має право підписання цього виду документації. Як правило, це або керівник компанії, або довірена особа.

Юридичний зміст цього реквізиту у тому, щоб завірити підпис того посадової особи, який входить у керівне коло людей, які працюють у компанії, найменування якої зазначено на печати.

Відбиток може бути проставлений поруч із підписом звичайного співробітника компанії. Бажано, щоб друк не заходив на підпис посадової особи, був читабельним і давав можливість розрізнити всю інформацію на ньому.